Анарта ECM для крупной оптовой компании: гибкое согласование договоров и ЭДО

ООО "ЕвроЭкспоТрейд" — крупная российская оптовая компания с широкой сетью поставщиков и значительным объемом договорного документооборота. По мере роста бизнеса увеличивалось количество договоров, участников согласования и вариантов маршрутов. Состав согласующих зависел от подразделения, суммы сделки, категории закупки, юридического лица и условий договора. При этом значительная часть коммуникаций по-прежнему велась по электронной почте и в мессенджерах, а изменение маршрутов часто требовало участия ИТ.

Компания решила перевести договорную работу в единый цифровой процесс и решить сразу несколько задач:

• централизовать хранение договоров и приложений;
• автоматизировать маршруты согласования;
• сократить ручной выбор согласующих;
• обеспечить контроль версий и сроков;
• интегрировать ECM с 1С и внешним ЭДО;
• быстро менять маршруты без длительной доработки системы;
• развернуть решение в инфраструктуре заказчика.

Основой проекта стала Анарта ECM. В системе организовали единый процесс работы с договором: от создания карточки и внутреннего согласования до подписания и хранения финального комплекта документов.
Анарта ECM стала центральной точкой, в которой сотрудники работают с документом, видят его статус, замечания, версии и историю действий. Для разных типов договоров используются разные маршруты.

Система автоматически определяет участников процесса в зависимости от параметров документа:

• вида договора;
• суммы;
• подразделения;
• юридического лица;
• категории закупки;
• наличия предоплаты;
• отклонений от типовой формы;
• необходимости участия юридической службы, финансового блока или службы безопасности.

Например, при превышении установленного лимита в маршрут автоматически включается дополнительный согласующий, а нестандартные условия направляются на расширенную юридическую проверку. Администратор может самостоятельно менять этапы, участников, условия переходов, лимиты и правила замещения без переработки всего процесса. Это позволяет бизнесу быстро адаптировать систему к изменениям оргструктуры и внутренних регламентов.

Анарта ECM интегрируется с учетным контуром компании. Из 1С могут автоматически передаваться данные о контрагентах, организациях, суммах, подразделениях, ответственных сотрудниках и реквизитах договора. После завершения согласования необходимые статусы и сведения могут возвращаться обратно в учетную систему. За счет этого сокращается повторный ввод данных и количество ошибок при ручном переносе информации.

После внутреннего согласования документ может быть передан контрагенту через Диадок. Процесс включает:

• отправку документов на подписание;
• работу с квалифицированной электронной подписью;
• проверку полномочий подписанта;
• использование машиночитаемых доверенностей;
• получение подписанных документов обратно в ECM;
• хранение подписанных экземпляров вместе с историей согласования.

Таким образом, внутренний документооборот и юридически значимый ЭДО становятся частью единого процесса.

Для заказчика было важно сохранить контроль над корпоративными данными и снизить зависимость от зарубежных облачных платформ. Анарта ECM была развернута в инфраструктуре компании. Такой подход позволяет учитывать внутренние требования информационной безопасности, политики хранения данных и корпоративные ограничения на использование внешних сервисов.

Компания получила единый цифровой контур договорной работы:

• прозрачные маршруты согласования;
• единое хранилище документов;
• контроль сроков и версий;
• интеграцию с 1С;
• интеграцию с юридически значимым ЭДО через Диадок;
• поддержку КЭП и МЧД;
• быстрое изменение бизнес-правил;
• on-premise-развертывание;

Анарта ECM объединяет внутреннее согласование, учетные системы и внешний ЭДО в единый управляемый процесс — от создания договора до его подписания и хранения.