Запросить демо

Электронный архив бухгалтерских документов

Быстрый поиск первички, соблюдение сроков хранения в соответствии с требованиями РФ и подготовка к проверкам ФНС
Запросить демо

Зачем организации хранить архив документов бухгалтерского учета в электронном виде?

При отсутствии электронного архива документов бухгалтерского учета организация сталкивается с медленным поиском нужных бумаг, риском потери и дублирования документов, ошибками при подготовке отчетности и сложностями при проверках и запросах контролирующих органов

  • Документы теряются

    Бумажные архивы создают хаос и риск утери критичной документации при проверках

  • Встречные проверки

    Сложность поиска документов замораживает работу при налоговых проверках и встречных запросах.

  • Сроки хранения

    Нарушение сроков хранения первичных документов грозит штрафами и претензиями ФНС

  • Контроль доступа

    Отсутствие разграничения прав создает уязвимости и нарушает требования 152-ФЗ

Возможности электронного архива
бухгалтерской документации

Цифровизация ввода данных с первичных бумажных документов и передачи из с платформы в корпоративные системы компании. Создание связи с записями в учётных системах. Применение AI для быстрого поиска нужных документов по запросу проверяющих органов

  • Распознавание первичных документов через OCR

    Оцифровка первичных бухгалтерских документов для передачи в архив на хранение

  • Интеллектуальный поиск

    Найдите любой документ по смыслу, а не простому совпадению ключевых слов в названии или описании

  • Экспорт архива для налоговой

    Подготовьте полный пакет документов к проверке регуляторов одним кликом

  • Интеграция с документооборотом

    Получение, обработка, хранение и возврат документов в электронном архиве

  • Юридическая значимость

    Обеспечение легитимности документов за счет применения электронной подписи

  • Безопасность

    Разграничение доступа к данным в соответствии с регламентом компании

Сроки хранения
и требования законодательства

Первичные документы хранят 5 лет, документы по доходам физических лиц — 50–75 лет, годовую бухгалтерскую отчетность — постоянно. Срок хранения считают с 1 января следующего года

  • КоАП РФ Статья 15.15.11.

    Нарушение сроков распределения, отзыва либо доведения бюджетных ассигнований и (или) лимитов бюджетных обязательств. За неправильное архивное хранение первичных документов и недостачу их в отчетности - штраф 10 тыс. рублей. Для должностных лиц от 5 до 10 тыс. руб.

  • НК РФ Статья 126

    Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. За непредставленный в срок документ по требованию проверяющих органов - штраф 200 руб. за каждый непредъявленный документ

  • НК РФ Статья 120

    Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов). За отсутствие отчетной документации для начисления и оплаты необходимых налогов и сборов и выявление снижения базы и суммы налогов - штраф в размере 20% от неоплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.

  • НК РФ Статья 122

    Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора, страховых взносов). За отсутствие учетного документа, подтверждающего расходы - снятие расхода и штраф 20% от суммы доначисленного налога

Сдача в архив бухгалтерских документов

Документы сканируются и распознаются и затем загружаются в электронный архив. В архиве система автоматически заполняет карточку документа реквизитами, прикрепляет скан-образы и настраивает связи с данными в учётной системе
Подготовка документов
Собирать первичные документы, проверить их комплектность и корректность оформления: даты, номера, суммы, реквизиты и подписи
Систематизация и подготовка файлов
Отсортировать документы и подготовить электронные версии: отсканировать, проверить читаемость и правильность наименований файлов
Загрузка в архив
Разместить документы в нужном разделе архива и заполнить обязательные поля карточки: тип документа, дата, номер, контрагент, сумма и другие атрибуты
Проверка и завершение
Убедиться, что файл корректно прикреплен и открывается без ошибок, затем сохранить запись и при необходимости отправить документ на дальнейшую проверку или согласование

Безопасность и юридическая значимость

Соблюдение строгих стандартов безопасности и обеспечение юридической значимости документов — критические условия при переходе на электронный архив. Внедрение системы, отвечающей этим требованиям, не только минимизирует правовые риски, но и превращает архив в полноценный инструмент защиты интересов вашего бизнеса

  • Хранение в соответствии с 152-ФЗ (персональные данные)

    Обеспечение полной юридической чистоты и безопасности работы с персональными данными в вашей организации

  • Локальные сервера в РФ или закрытый контур

    Модель on-premise гарантирует, что ваши корпоративные данные и документы никогда не покинут периметр организации

  • Поддержка КЭП (квалифицированной электронной подписи)

    Перевод бизнес-процессов полностью в цифровой формат без потери юридической значимости

  • Разграничение прав доступа для сотрудников организации

    Многоуровневая модель безопасности гарантирует, что каждый сотрудник видит только ту информацию, которая необходима ему для выполнения должностных обязанностей

Готовые коннекторы
для интеграции с вашими учетными системами

Бесшовная синхронизация с вашей учетной системой
для автоматического пополнения архива бухгалтерской документации

Опыт использования электронных архивов бухгалтерских документов нашими клиентами

Переход на цифровое хранение документов — это не просто отказ от бумаги, а стратегический шаг к оптимизации бизнес-процессов. Внедрение электронного архива позволяет сократить время на поиск нужных актов и счетов с нескольких часов до пары секунд, гарантирует сохранность данных и упрощает взаимодействие с налоговыми органами. Наглядным примером того, как автоматизация меняет работу бухгалтерии, служит наш опыт реализации проекта, описанный ниже
Часто задаваемые вопросы
Ответы на часто задаваемые вопросы о внедрении
электронных архивов бухгалтерских документов