Цифровизация архива технической документации регионального БТИ

Региональное БТИ (название субъекта РФ не раскрывается в соответствии с условиями NDA) ведет технический учет объектов недвижимости и работает с технической документацией на здания, сооружения и земельные участки. Как правило, оно хранит архивы технических паспортов и инвентаризационных материалов, предоставляет копии и справочные сведения, проводит техническую инвентаризацию и формирует данные об объектах недвижимости для граждан, организаций и органов власти

У заказчика накопился значительный массив файловой технической документации по объектам недвижимости. Документы требовалось не просто хранить, а систематизировать, связать с объектами учета и обеспечить удобную работу с ними на протяжении всего жизненного цикла.
Необходимо было организовать централизованное хранение документов различных форматов, добавить метаданные, быстрый поиск и фильтрацию, разграничить права доступа и фиксировать действия пользователей.

Отдельной задачей стало создание полноценного цифрового архива технической документации по объектам капитального строительства и земельным участкам. Для каждого документа требовалось хранить сведения об объекте, кадастровом номере, правообладателях, дате создания и других характеристиках, а также сохранять историю обработки.

При этом цифровые документы должны были сохранять юридическую значимость. Требовалась поддержка квалифицированной электронной подписи, контроль сроков действия сертификатов и возможность формирования документов со штампом электронной подписи.

Еще одна важная задача — перенести накопленные данные заказчика в новую структуру хранения без потери информации и связей между документами.

Для заказчика создали единое хранилище неструктурированных данных, рассчитанное на работу с документами различных форматов — PDF, DOCX, JPG и другими. Для каждого документа можно хранить необходимый набор метаданных, использовать полнотекстовый поиск, фильтрацию, категории и другие инструменты быстрого доступа к информации. В системе также предусмотрены разграничение прав пользователей, журналирование действий, резервное копирование и масштабирование хранилища.

На базе этого хранилища реализовали цифровой архив технической документации.
В архиве ведутся реестры документов по объектам капитального строительства и земельным участкам. Для каждого объекта формируется карточка, в которой объединяются основные сведения и связанные материалы.

Пользователи могут:

• создавать и редактировать карточки документов;
• искать документы по атрибутам;
• просматривать историю обработки;
• работать с файлами технической документации;
• выгружать реестры;
• контролировать состояние архива;
• связывать документы с конкретными объектами недвижимости.

Для обеспечения юридической значимости реализована работа с квалифицированной электронной подписью. Документы можно подписывать при загрузке, проверять срок действия сертификатов, массово переподписывать и формировать PDF-версии со штампом электронной подписи.

Отдельно организовали миграцию накопленных данных. Для этого был определен формат импорта, исходная информация преобразована в целевую структуру и загружена в цифровой архив. Большое внимание уделили безопасности и сохранности данных. Доступ пользователей разграничен по ролям, действия фиксируются в журналах, информация хранится централизованно. Предусмотрены механизмы резервного копирования и восстановления данных в случае сбоев.

Заказчик получил единый цифровой архив технической документации вместо разрозненного файлового массива. Документы хранятся централизованно, снабжены метаданными и связаны с конкретными объектами недвижимости. Специалисты могут быстро находить нужные материалы, просматривать историю работы с ними и получать всю связанную информацию в одной карточке.

Поддержка квалифицированной электронной подписи позволяет работать с юридически значимыми цифровыми документами, а контроль сроков хранения и сертификатов помогает управлять их жизненным циклом. Накопленные ранее данные перенесены в новую структуру хранения, поэтому переход на цифровой архив не требует начинать работу с нуля.

В результате у заказчика сформирован единый защищенный контур для хранения и работы с технической документацией — с поиском, метаданными, электронной подписью, историей действий, резервным копированием и централизованным доступом к документам.