Как группа компаний объединила документы разных бизнесов и дала собственнику возможность контролировать их с помощью ИИ

Группа компаний "Астерион" развивает сразу несколько самостоятельных направлений бизнеса. Каждое из них имеет собственных сотрудников, контрагентов, договоры, внутренние документы и рабочие процессы. По мере развития группы рос и объем корпоративной информации. Документы создавались в разных организациях, использовались разными подразделениями и постепенно распределялись между файловыми серверами, сетевыми папками, локальными компьютерами сотрудников и другими информационными системами.

Пока объем информации был небольшим, такая модель оставалась управляемой. Но с ростом бизнеса количество файлов, документов и источников стало слишком большим. В какой-то момент задача перестала заключаться просто в том, чтобы найти конкретный договор или файл. Необходимо было понимать, что происходит одновременно во всех направлениях бизнеса.

Для собственника группы компаний главной сложностью стало количество информации, которое необходимо учитывать при принятии решений. По каждому направлению ежедневно появлялись новые договоры, дополнительные соглашения, претензии, переписка, внутренние документы, документы по контрагентам и другие материалы. При этом информация находилась в разных хранилищах.

Чтобы разобраться в конкретном вопросе, необходимо было сначала понять, в какой организации находится нужный документ, затем определить место его хранения, найти актуальную версию и только после этого изучить содержание. Когда таких вопросов становится десятки, собственник физически не может самостоятельно просматривать весь поток документов.
Например, его могут интересовать вопросы:

• Какие существенные договоры сейчас находятся на согласовании?
• По каким контрагентам появились риски?
• Какие обязательства необходимо выполнить в ближайшее время?
• Какие претензии поступили компаниям группы?
• Есть ли договоры с необычными условиями ответственности?
• Какие важные события произошли за последнее время в конкретном направлении бизнеса?
• В каких документах группы есть обязательства, требующие внимания руководителя?

Информация для ответа на эти вопросы существовала. Проблема заключалась в том, что она была распределена между большим количеством документов и систем. В результате собственнику приходилось либо самостоятельно погружаться в первичные документы, либо запрашивать информацию у руководителей и сотрудников отдельных компаний.

Еще одним узким местом стала работа юристов. Юридическая служба обслуживала несколько направлений бизнеса одновременно. Через нее проходил значительный объем договоров, дополнительных соглашений, претензий, корпоративных документов и другой юридически значимой информации. Большая часть времени уходила не только на собственно юридический анализ.
Перед тем как ответить на вопрос или подготовить заключение, юристу необходимо было:

1. найти все относящиеся к вопросу документы;
2. определить их актуальные версии;
3. изучить содержание;
4. найти связанные договоры и дополнительные соглашения;
5. проверить сроки, обязательства и ответственность сторон;
6. сопоставить информацию из нескольких документов;
7. подготовить вывод для руководителя.

По мере роста количества организаций и документов объем такой работы увеличивался быстрее, чем возможности юридической службы. Добавление еще одного файлового хранилища эту проблему уже не решало. Необходим был другой принцип работы с корпоративной информацией.

Вместо нескольких независимых массивов документов было создано единое корпоративное пространство для работы с информацией группы компаний. При этом документы разных направлений бизнеса не смешиваются между собой. Для них сохраняется принадлежность к конкретной организации, подразделению, проекту, контрагенту или бизнес-процессу. Для документов формируется единая структура хранения и набор метаданных. Система позволяет учитывать тип документа, организацию, контрагента, дату, статус, связанные документы и другие необходимые реквизиты.
Отдельное внимание уделили правам доступа. Сотрудник видит только ту информацию, которая доступна ему в соответствии с его ролью. При этом руководство может получить более широкий доступ к информации нескольких организаций группы. В результате вместо отдельных файловых архивов постепенно формируется единая корпоративная база знаний.

Следующим этапом стало подключение инструментов искусственного интеллекта.
Ключевое отличие такого подхода от обычного использования нейросети заключается в том, что пользователю больше не требуется самостоятельно искать документы, скачивать их и загружать в AI-сервис.

ИИ работает непосредственно с информацией, находящейся в «Анарта ECM», и учитывает права доступа пользователя. Это позволяет задавать вопросы не конкретному документу, а сразу массиву корпоративной информации. Например: «Какие существенные обязательства есть у компаний группы перед контрагентами на ближайший месяц?»

Система самостоятельно ищет связанные документы, анализирует их содержание и формирует краткий ответ. При необходимости пользователь может перейти к документам, на основании которых он был сформирован.

Для собственника группы изменился сам сценарий работы с корпоративной информацией.
Раньше для понимания ситуации необходимо было последовательно обращаться к руководителям разных направлений, получать отчеты, открывать документы и уточнять детали. Теперь значительную часть вопросов можно задавать непосредственно системе. Например, собственник может запросить: «Что существенного произошло за неделю во всех компаниях группы?»

Таким образом, ECM становится не только системой хранения документов, но и информационным слоем между собственником и несколькими направлениями его бизнеса.

Отдельный сценарий использования ИИ реализован для юридической службы. Теперь юрист может работать не с десятками файлов по отдельности, а задавать вопросы сразу по комплекту документов. Например: «Найди все обязательства нашей стороны по этому договору».

ИИ выполняет первичный анализ массива информации, находит связанные документы и помогает подготовить основу для дальнейшей работы. При этом окончательные юридические выводы остаются за специалистом. Такой подход не заменяет юриста, а сокращает объем рутинной работы, которая предшествует профессиональному анализу.

В результате внедрения группа компаний получила единое пространство для работы с документами и корпоративными знаниями.

«Анарта ECM» позволила:

• объединить распределенные файловые массивы в единой системе;
• структурировать документы нескольких организаций и направлений бизнеса;
• сохранить разграничение прав доступа;
• упростить поиск информации независимо от того, в каком подразделении или организации она появилась;
• предоставить ИИ контролируемый доступ к корпоративным документам;
• ускорить первичный анализ договоров и других юридических материалов;
• снизить объем ручной работы юридической службы;
• дать руководству возможность получать информацию сразу по нескольким направлениям бизнеса;
• переходить от краткого ответа ИИ непосредственно к первичным документам.

Главное изменение заключается в том, что рост количества компаний и документов больше не означает пропорциональный рост времени, необходимого собственнику для понимания происходящего. Документы перестают быть распределенным набором файлов и превращаются в единую корпоративную базу знаний. А «Анарта ECM» с ИИ становится инструментом, через который руководство и сотрудники могут работать не с расположением документов, а непосредственно с содержащейся в них информацией.