«Русский Арболит» оптимизировал управление документами с помощью Анарта ECM

Строительная компания «Русский Арболит» объединила корпоративную документацию в единой цифровой среде на базе платформы «Анарта ECM». Проект позволил выстроить прозрачные процессы согласования, упростить работу с проектными документами и создать основу для интеллектуальной автоматизации документооборота. Рассказываем, как было организовано решение и каких результатов оно позволяет достичь.

По мере развития бизнеса компании «Русский Арболит» требовалось всё больше ресурсов для управления корпоративной информацией. Количество проектных документов, договоров, технических спецификаций, счетов и актов постоянно увеличивалось, а в работе с ними участвовали сотрудники разных подразделений.

Документы хранились в нескольких информационных системах, сетевых папках и электронной почте. Это усложняло поиск актуальных версий, увеличивало сроки согласования и затрудняло контроль исполнения задач.

Особенно остро проблема проявлялась при работе с проектной и договорной документацией. Инженерам требовался быстрый доступ к чертежам и спецификациям, юридической службе — прозрачный процесс согласования договоров, руководителям проектов — возможность оперативно контролировать статусы документов.

Для решения этих задач компания выбрала платформу «Анарта ECM», которая позволила объединить управление корпоративным контентом и автоматизацию документооборота в единой системе.

В ходе проекта специалисты «Анарты» развернули централизованную систему управления документами, настроили структуру хранения корпоративного контента и автоматизировали ключевые процессы.

Основой решения стала единая цифровая среда, в которой документы систематизированы по строительным объектам, проектам, контрагентам и категориям. Теперь сотрудники получают доступ к необходимой информации через единый интерфейс с учётом своих полномочий. Для каждого документа сохраняются реквизиты, история изменений, актуальная версия и сведения об ответственных исполнителях. В рамках внедрения были реализованы несколько функциональных направлений.

Управление проектной документацией. Чертежи, спецификации, сметы и исполнительные документы объединены в централизованном хранилище. Контроль версий позволяет сотрудникам использовать актуальные материалы и отслеживать внесённые изменения.

Автоматизация договорной работы. Для договоров с подрядчиками и поставщиками настроены маршруты согласования. Система автоматически направляет документы ответственным сотрудникам, фиксирует результаты рассмотрения и контролирует сроки выполнения задач.

Электронная обработка первичных документов. Счета, акты и другие документы проходят регистрацию и обработку в единой системе. Это сократило количество ручных операций и упростило взаимодействие между подразделениями.

Единый корпоративный архив. Документы централизованно хранятся с настроенными правами доступа и возможностью быстрого поиска. Информация остаётся доступной уполномоченным сотрудникам независимо от того, кто первоначально создавал или обрабатывал документ.
В результате «Анарта ECM» стала не просто электронным архивом, а единой платформой управления документами и связанными с ними бизнес-процессами.

Следующим направлением развития решения стало применение технологий искусственного интеллекта для автоматизации операций с корпоративными документами. Интеллектуальные механизмы позволяют сократить объём рутинной работы при регистрации, классификации и поиске информации.

При поступлении нового документа система анализирует его содержание, определяет категорию и предлагает заполнение ключевых реквизитов. Например, из договора могут извлекаться наименование контрагента, сумма, номер и сроки действия. Дополнительно реализован сценарий интеллектуального поиска по корпоративной документации. Сотрудник может сформулировать запрос на естественном языке: «Найди актуальную спецификацию по объекту» или «Покажи договоры с подрядчиками, находящиеся на согласовании».

AI помогает находить релевантную информацию и формировать ответы со ссылками на документы. При этом доступ к сведениям определяется правами пользователя в ECM. Интеллектуальные инструменты также используются для подготовки кратких резюме документов, выявления недостающих реквизитов и ускорения работы с большими объёмами текстовой информации.
Таким образом, ECM обеспечивает централизованное управление корпоративным контентом, а искусственный интеллект помогает сотрудникам быстрее использовать накопленные данные в повседневной работе.

Внедрение «Анарта ECM» изменило подход компании «Русский Арболит» к работе с корпоративными документами. Сотрудникам больше не требуется искать информацию в разрозненных папках и переписке. Проектные материалы, договоры и финансовые документы доступны в единой системе, а их обработка выполняется по установленным маршрутам.
Основными результатами проекта стали:

• Сокращение времени поиска проектной и корпоративной документации.
• Ускорение согласования договоров и внутренних документов.
• Снижение количества ручных операций при регистрации и обработке файлов.
• Повышение прозрачности исполнения задач и контроля сроков.
• Уменьшение рисков, связанных с использованием неактуальных версий документов.
• Создание единой информационной основы для дальнейшего развития AI-инструментов.

Для «Русского Арболита» основными направлениями оценки эффективности стали трудозатраты на поиск документов, скорость согласований и снижение административной нагрузки на сотрудников. Показатели зарубежного проекта используются как отраслевой ориентир и не являются результатами внедрения «Анарта ECM».

Проект цифровизации документооборота позволил сформировать единую среду для работы с документами и корпоративной информацией. Централизация контента, управление версиями, прозрачные маршруты согласования и интеллектуальный поиск создали условия для более эффективного взаимодействия подразделений. Особую ценность решение представляет для строительной отрасли, где своевременный доступ к достоверной документации напрямую связан с качеством управления проектами.

Опыт применения «Анарта ECM» в описанной модели показывает, что современные ECM-платформы выходят далеко за рамки традиционного электронного архива.

Они становятся основой для автоматизации бизнес-процессов и внедрения интеллектуальных инструментов, позволяющих компаниям эффективнее использовать корпоративную информацию. Для компании «Анарта» развитие ECM в сочетании с технологиями искусственного интеллекта — одно из ключевых направлений создания решений, которые помогают бизнесу сокращать рутинные операции и сосредоточиваться на задачах, приносящих реальную ценность.

«Анарта ECM» — от управления документами к интеллектуальному управлению бизнес-процессами.