Единое корпоративное хранилище документов для крупной энергетической компании

Крупная российская энергетическая компания (название не раскрывается в соответствии с условиями NDA), занимающаяся генерацией электроэнергии на основе возобновляемых источников. В корпоративном ИТ-ландшафте компании используется большое количество информационных систем: несколько конфигураций 1С, системы управления закупками, инвестиционными и производственными программами, фондами и активами, а также файловые серверы. При этом документы и файлы создаются и используются сразу в нескольких системах, а проектно-эксплуатационная документация формируется в рамках большого количества ИТ-проектов.

Документы компании были распределены между разными информационными системами и файловыми ресурсами. Часть файлов хранилась непосредственно в базах 1С, часть — в специализированных корпоративных системах, часть — на файловом сервере. Проектная и эксплуатационная документация также требовала отдельной организации хранения и доступа.

Такая архитектура создавала несколько рисков:

• один и тот же корпоративный контент находился в разных местах;
• каждой информационной системе требовалось самостоятельно решать задачу хранения файлов;
• усложнялись поиск и получение документов;
• необходимо было синхронизировать права доступа между системами;
• возрастали риски потери файлов или несвоевременного доступа к ним;
• при росте объемов документов увеличивалась нагрузка на бизнес-системы;
• требовалось отдельно обеспечивать резервное копирование, безопасность и контроль доступа для разных источников.

Отдельно заказчику было важно сохранить привычную работу пользователей в корпоративных системах. Переход на единое хранилище не должен был заставлять сотрудников каждый раз переходить в новую программу для загрузки или открытия документа. В проекте отдельно учитывались риски потери документов, снижения производительности интегрируемых систем и несвоевременного доступа к информации.

Для заказчика реализовали единое корпоративное хранилище данных, которое стало централизованным слоем хранения документов для различных информационных систем компании.
Архитектура решения включает несколько направлений:

• внешнее хранение файлов из 1С;
• подключение корпоративных информационных систем через API;
• единое хранение проектно-эксплуатационной документации;
• управление электронным архивом файлового сервера.

При этом сами бизнес-системы продолжают выполнять свои основные функции, а работа с файлами переносится в специализированное хранилище

Одной из ключевых задач стала интеграция хранилища с корпоративными конфигурациями 1С. Когда пользователь прикрепляет документ к объекту в 1С, файл автоматически передается в единое хранилище вместе с необходимыми метаданными. В самой 1С сохраняется ссылка на документ. Для пользователя процесс практически не меняется: он продолжает загружать и открывать документы из привычного интерфейса 1С, но физически файл уже хранится централизованно. Такой подход позволяет вынести тяжелый файловый контент из информационных баз и создать единый механизм хранения документов сразу для нескольких конфигураций 1С. В проект вошла интеграция с несколькими корпоративными решениями на базе 1С, включая системы электронного документооборота, комплексной автоматизации и финансово-экономического учета.

Хранилище предназначено не только для 1С. Для подключения других корпоративных приложений предусмотрен API. Через него документы могут передаваться из систем управления инвестиционными и производственными программами, активами и закупками.

Для каждого файла вместе с самим документом передаются метаданные, необходимые для его идентификации, поиска и дальнейшего использования. Так корпоративные системы получают единый сервис хранения и перестают создавать собственные изолированные файловые архивы

Отдельный контур создан для хранения проектной и эксплуатационной документации информационных систем.

В едином архиве могут храниться:

• технические задания;
• инструкции и схемы;
• протоколы испытаний;
• регламенты;
• отчеты по нагрузочному тестированию;
• результаты обследований;
• презентации;
• другие материалы по проектам.

Каждый документ сопровождается метаданными: названием проекта, организацией, системой, датой создания и другими характеристиками.

Это позволяет собрать документацию по конкретной системе или проекту в одном информационном пространстве и избавиться от поиска актуальных файлов по сетевым папкам и локальным архивам сотрудников. Также поддерживается версионирование: при актуализации создается новая версия документа, при необходимости пользователь может вернуться к предыдущей

Еще одним источником корпоративных документов выступал файловый сервер. Для его содержимого предусмотрено централизованное управление через единое хранилище с сохранением информации об исходном расположении файлов:

• том хранения;
• путь к файлу;
• имя и расширение;
• дата создания;
• дата изменения;
• дата загрузки в систему.

Для основных офисных форматов предусмотрена возможность просмотра и редактирования документов через веб-интерфейс. При этом исходные ограничения доступа к файлам сохраняются, а при необходимости поверх них можно настроить дополнительный уровень прав уже в корпоративном хранилище

Централизация файлов решила только половину задачи. Вторая половина — возможность быстро найти нужный документ.

Поиск реализован как по метаданным, так и непосредственно по содержимому файлов. Для документов, где текст представлен в виде изображения, предусмотрена возможность извлечения информации с помощью OCR.

Пользователь получает только те результаты, к которым у него есть соответствующие права.
Найденные документы можно скачать по отдельности либо сразу выгрузить выбранный набор одним архивом. Такая возможность доступна как через интерфейс пользователя, так и через API.

Для корпоративной документации важно понимать не только где находится файл, но и какая его версия актуальна. В хранилище предусмотрено ведение истории изменений и возможность возврата к предыдущей версии документа. Это особенно важно при работе с технической и проектной документацией, которая регулярно актуализируется в течение жизненного цикла информационной системы.

Централизация документов не должна приводить к тому, что пользователи получают доступ к информации, которую раньше не видели. Поэтому права на документы наследуются из систем-источников. Например, ограничения на файл, загруженный из 1С, остаются такими же, как в исходной информационной базе. Дополнительно реализована собственная ролевая модель хранилища: права можно настраивать для пользователей, групп, подразделений и отдельных объектов. Для проектной документации возможны различные сценарии доступа — от общедоступных инструкций до индивидуальных ACL для конкретных документов.

Единое корпоративное хранилище интегрировано с корпоративным контуром информационной безопасности. Для аутентификации используется Active Directory с возможностью последующего перехода на ALD Pro. В системе ведется централизованный журнал событий безопасности: фиксируются входы пользователей, изменения прав доступа, действия с объектами хранения и другие операции. Для взаимодействия с внешними системами используется API, прямой доступ к базам данных исключен, а передача информации защищается TLS. Также предусмотрена интеграция с корпоративными системами мониторинга и DLP через передачу событий безопасности в Syslog.

Для корпоративного хранилища предусмотрены резервное копирование и процедуры аварийного восстановления. Резервироваться должны не только сами документы, но и конфигурация системы, базы данных, приложения и настройки окружения. Резервные копии информационных файлов создаются не реже одного раза в сутки, причем процесс резервного копирования не должен останавливать работу пользователей.

Для системы установлены целевые показатели восстановления:

• RTO — 2 часа после сбоя;
• RPO — 4 часа;
• восстановление после аварии — до 4 часов

Для переноса существующего файлового массива предусмотрен отдельный механизм миграции.
Данные преобразуются в целевой формат хранения, при загрузке контролируются их целостность и корректность. Ошибки миграции должны автоматически обнаруживаться и обрабатываться с формированием отчетности. Это позволяет переносить документы из существующих систем не как обезличенный массив файлов, а вместе с необходимой структурой и метаданными.

Одним из требований проекта было не допустить заметного ухудшения работы корпоративных приложений после переноса файлов во внешнее хранилище. Для операций чтения и записи документов из 1С отклонение показателя производительности APDEX не должно превышать 15% относительно стандартного механизма работы 1С. Архитектура также предусматривает горизонтальное масштабирование и распределение данных между различными типами систем хранения в зависимости от востребованности и важности информации.

В результате проекта формируется единое корпоративное пространство для хранения и управления документами, которое становится общим сервисом для различных информационных систем компании. Вместо хранения файлов внутри отдельных приложений документы централизуются в специализированном хранилище, а пользователи продолжают работать с ними из привычных интерфейсов.

Заказчик получает:

• единый источник корпоративных документов;
• бесшовное внешнее хранение файлов для 1С;
• единый API для подключения других информационных систем;
• централизованный архив проектно-эксплуатационной документации;
• управление содержимым файловых серверов;
• полнотекстовый поиск и поиск по метаданным;
• версионирование и историю изменений;
• единую модель управления доступом;
• централизованное журналирование событий безопасности;
• резервное копирование и аварийное восстановление;
• архитектуру, готовую к дальнейшему масштабированию.

Главный эффект проекта — хранение документов перестает быть функцией каждой отдельной бизнес-системы и становится единым корпоративным сервисом. Информационные системы работают с одним источником файлов, а компания получает централизованные правила хранения, поиска, доступа, безопасности и резервирования корпоративного контента.