Электронный бухгалтерский архив: как организовать электронный архив бухгалтерских документов в компании

Бумажная бухгалтерия удивительная вещь. Даже при действующем в организации электронном документообороте, бумага продолжает жить своей жизнью, расползаясь по шкафам, папкам, коробкам и рабочим столам. Очевидно, это неправильно.

Электронный архив бухгалтерских документов не только устраняет бумагу, но и меняет сам подход к хранению. Документы собираются в одном месте, получают понятные реквизиты, становятся доступными только определенным сотрудникам, а найти их можно одним запросом в поиске.

Однако просто отсканировать бумагу и сложить PDF-файлы на сервер недостаточно. Хороший архив должен учитывать:

• юридическую силу документов;
• сроки хранения;
• электронную подпись;
• защиту данных;
• связь с бухгалтерскими системами.

Проще говоря, электронный бухгалтерский архив — это не оцифрованные файлы, а нечто большее. Что именно?

Если говорить совсем просто, электронный архив — это место, где компания хранит свои документы в цифровом виде. Вот только это не обычная папка на компьютере, куда сотрудники складывают файлы как придется. Здесь документы систематизированы, их легко найти, а доступ к ним получают только те сотрудники, которым он действительно нужен. У каждого документа есть место, реквизиты, история действий над ним и правила доступа.

В файловом хранилище документ может называться «Акт_Петров-повторный-окончательный2.pdf», и через полгода никто уже не вспомнит, какой из нескольких похожих файлов действительно окончательный.

В электронном архиве поиск не основан на имени файла. Вместо этого для поиска используются атрибуты документа или иначе — метаданные. К метаданным могут относиться, например:

• контрагент;
• дата подписания;
• номер во входящих;
• тип документа;
• сумма;
• и др. параметры.

Также в метаданных может указываться контекст документа, например, при каких условиях он был подписан и с какими другими документами связан.

Помимо отсутствия необходимости в бумаге, электронный архив облегчает поиск информации и конкретных документов, тем самым связывая хранение с поиском. Кроме того, электронный архив позволяет управлять правами пользователей, просматривать журнал действий, задавать сроки хранения документов и, при необходимости, подписывать их с помощью электронных подписей.

Еще один важный момент, который часто недооценивают — человеческий фактор. В бумажном архиве многое зависит от памяти конкретных сотрудников, которые буквально знают, где что лежит. Электронный архив хранит все бухгалтерские документы и моментально отдает любой по запросу.

В бухгалтерии архив быстро превращается в своеобразную память компании. Там остаются не только счета и акты, но и история хозяйственных операций, отношения с поставщиками, расчеты, отчеты и подтверждения расходов. И все это богатство нужно хранить. Давайте рассмотрим этот момент подробнее.

В электронное хранилище могут попадать:

• счета-фактуры;
• УПД;
• накладные;
• акты;
• договоры;
• платежные документы;
• бухгалтерская отчетность;
• регистры учета и др. документы, сопровождающие работу бухгалтерии.

Если компания получает первичку через ЭДО, электронные оригиналы логично сразу связывать с архивом, а не оставлять разбросанными по разным сервисам.

Со сканами ситуация сложнее. Бумажные документы можно оцифровать для удобного поиска и оперативной работы, но юридический статус такой копии нужно оценивать отдельно. Электронный оригинал, созданный и подписанный в установленном порядке, и скан бумажного документа — не одно и то же. Для бумажных документов, которые переводятся в электронный вид, стоит установить единые требования к сканированию: качество изображения должно позволять прочитать все реквизиты, подписи и отметки. Файлы лучше сохранять в распространенном формате и называть по единому принципу.

При этом в архиве желательно хранить не только сам документ, но и связанные с ним сведения: дату создания или получения, контрагента, номер, сумму, статус подписания и другую информацию, которая помогает идентифицировать документ. Для бухгалтерии особенно полезно, когда документы можно искать не только по названию файла, но и по реквизитам операции. Здесь весьма полезным будет воспользоваться системой управления корпоративным контентом. Система «Анарта» сама изучает загружаемые в архив документы и автоматически формирует метаданные для поиска.

Отдельная категория — документы, подтверждающие расчеты с бюджетом и контрагентами. Сюда относятся платежные поручения, банковские выписки, счета и документы, на основании которых были отражены доходы и расходы. Их стоит связывать между собой через метаданные, чтобы при необходимости можно было быстро восстановить всю цепочку операций: от договора и первичного документа до оплаты и отражения в учете.

Аналогичным образом, договоры и дополнительные соглашения также лучше хранить вместе с относящимися к ним документами. Такой подход позволяет видеть не отдельные файлы, а полную историю взаимоотношений с контрагентом.

Отчеты и регистры бухгалтерского учета следует помещать в архив в том виде, в котором они были сформированы и утверждены. Если документ подписывается электронной подписью, вместе с ним важно сохранять сведения и средства, позволяющие подтвердить факт подписания и целостность электронного документа.

Хранилище бухгалтерских документов нельзя оценивать только по удобству интерфейса. Красивая программа с поиском за секунду мало поможет, если компания не может доказать происхождение документа или не контролирует доступ к нему.

Закон № 402-ФЗ требует хранить первичные учетные документы, регистры и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет после отчетного года, если для конкретных документов не установлен более длительный срок. Организация также должна обеспечить безопасное хранение и защиту документов от изменений.

С электронной подписью история тоже не сводится к кнопке «подписать». ФНС отдельно обращает внимание на защиту ключей и сертификатов: доступ к закрытому ключу нельзя отдавать посторонним, а сотрудники должны использовать свои средства электронной подписи в рамках предоставленных полномочий.

Поэтому при выборе системы стоит смотреть не только на объем архива. Нужны:

• разграничение прав;
• резервное копирование;
• журнал действий;
• защита от случайного удаления;
• возможность воспроизвести электронный документ и работать с электронной подписью.

Вот простой бытовой тест. Представьте на секунду, что ваш бухгалтер уволился. Как быстро после этого вы сможете понять, какие документы он загружал, менял или просматривал? В идеале, ответ должен звучать как «несколько минут». В противном случае, электронный архив организован не лучшим образом.

Сроки хранения документов тоже лучше не держать в голове главного бухгалтера. Ответственность за нарушение сроков хранения сама по себе небольшая, а вот, так сказать, сопутствующий ущерб может быть гигантским. Скажем, если вы не смогли предоставить налоговому органу нужные сведения для проверки (документ уничтожили раньше времени или потеряли), — это уже штраф 200 000 руб. за каждый такой документ!

Электронный архив бухгалтерских документов «Анарта» может автоматически связывать тип документа со сроком хранения и предупреждать ответственного сотрудника о приближении контрольной даты.

Есть и еще одна тонкость: документы бухгалтерского учета нужно хранить в том виде, в котором они были составлены. ФСБУ 27/2021 прямо не разрешает просто взять бумажный оригинал, отсканировать его и считать, что потом бумагу можно уничтожить только ради перехода на электронное хранение.

На рынке представлено немало решений для электронного архива бухгалтерии, но начинать с выбора программы я не рекомендую. Сначала стоит разобраться, что уже накопилось в компании:

• сколько документов хранится на бумаге;
• сколько приходит через ЭДО;
• что находится в 1С;
• какие файлы лежат на компьютерах сотрудников.

Когда масштаб проблемы с документами в организации стал понятен, можно приступать к оцифровке.

Бумажный массив сканируют и переводят в электронный вид. OCR-системы помогают распознавать реквизиты и превращать изображение страницы в данные, по которым потом можно искать документ. В дальнейшем файлы индексируют: указывают вид документа, дату, номер, контрагента и другие параметры.

Лучше не создавать сразу сложную структуру из сотни папок. Она быстро начинает жить своей жизнью. Сегодня сотрудник сохраняет акт в «Акты», завтра другой — в «Контрагенты», а через год появляется еще папка «Акты новые». Гораздо удобнее, когда система сама связывает документ с карточкой, категоризирует его и позволяет найти его по реквизитам.

Техническая часть — только половина задачи. Нужен еще и внутренний регламент:

• кто загружает документы;
• кто проверяет их;
• кто имеет право удалять или изменять данные;
• кто отвечает за архив;
• как действовать при обнаружении ошибки.

Связь с 1С и ЭДО здесь дает серьезный выигрыш. Документы могут автоматически попадать в архив из учетной системы, а бухгалтер может открывать нужный файл прямо из карточки операции. Такой сценарий избавляет от постоянного переключения между программами и, в конечном итоге, экономит десятки часов.

Именно такой интеграционный подход используем и мы в «Анарта». Благодаря бесшовной синхронизации с вашей учетной системой и ЭДО, ваши бухгалтеры легко примут все изменения, а процесс миграции на электронный архив пройдет максимально быстро.

При выборе системы стоит проверить:

• интеграцию с 1С и используемым ЭДО;
• полнотекстовый поиск и поиск по реквизитам;
• OCR для сканированных документов;
• разграничение доступа;
• журнал действий пользователей;
• резервное копирование;
• работу с электронной подписью;
• возможности долговременного хранения;
• стоимость лицензий, внедрения и последующего сопровождения.

Цена внедрения складывается не только из количества сотрудников, которым понадобится доступ. Многое зависит от того, сколько документов уже накопилось в компании, откуда они поступают, с чем придется связать систему и какие требования предъявляются к безопасности. Если в шкафах еще стоят коробки с бумажными документами за несколько лет, их перенос тоже придется учитывать в бюджете. Поэтому единой цены для всех компаний здесь просто нет.

При этом хороший цифровой архив довольно быстро перестает восприниматься как обычное место для хранения файлов. Бухгалтеру не приходится вспоминать, в какой папке искать старый акт или кому из коллег отправляли нужный договор. Несколько действий — и документ перед глазами. Вроде мелочь, но за месяц таких поисков набегает немало, а значит, решение окупится.

Есть еще один момент, о котором часто вспоминают слишком поздно. Пока документов немного, кажется, что старый способ хранения вполне работает. Потом проходит год, второй, количество файлов растет, сотрудники меняются — и вдруг выясняется, что разобраться во всем этом может только один человек — тот, который когда-то создавал структуру папок. Терять такого «хранителя архива» компании точно не стоит.

Поэтому начинать лучше не с покупки системы, а с обычного аудита. Посчитайте, сколько документов уже хранится, где они находятся, какие из них приходят через ЭДО, что лежит в 1С и какой объем бумажного архива еще предстоит перевести в электронный вид. Когда эта картина перед глазами, подобрать систему и рассчитать бюджет гораздо проще.

Если ваша компания осуществляет или только планирует переход на электронный документооборот, вас может заинтересовать внедрение интеллектуального поиска по электронным архивам. Обратитесь в компанию «Анарта»! Мы предлагаем внедрение ECM-системы c ИИ-поиском на промышленных предприятиях, в конструкторских бюро, бухгалтериях и кадровых службах.

Наше решение — это элегантная архитектура для непревзойденного быстродействия, удобный интерфейс, и возможности семантического поиска по электронным документам.