Как агентство недвижимости «ИНФИНИТИ» ускорило работу со сделками и документами с помощью Анарта ECM

Агентство недвижимости «ИНФИНИТИ» более 20 лет работает на рынке недвижимости Москвы и Московской области. Компания сопровождает сделки с недвижимостью, помогает клиентам с подбором объектов, ипотекой, оформлением документов и юридическими вопросами.

При работе с каждой сделкой формируется значительный комплект документов: договоры, выписки, правоустанавливающие документы, доверенности, соглашения, ипотечные документы, справки, акты, переписка с клиентами и контрагентами.

По мере роста количества объектов и сделок увеличивался и объем информации, с которой ежедневно работают риелторы, юристы и другие сотрудники агентства.

Основная сложность заключалась не в отсутствии документов, а в необходимости постоянно искать внутри них нужную информацию. Даже когда документы уже хранятся в электронном виде, сотруднику необходимо открыть нужную папку, определить актуальную версию файла, прочитать документ и вручную найти требуемое условие. Например, при подготовке сделки риелтору или юристу могут понадобиться ответы на вопросы: «Какой срок действия договора и предусмотрена ли его автоматическая пролонгация?»

Для получения ответа сотруднику приходилось самостоятельно определять, в каком именно документе находится информация, открывать несколько файлов, сопоставлять данные и проверять их актуальность. Особенно много времени занимала работа с объемными договорами и комплектами документов по сложным сделкам. Кроме того, документы могли находиться в разных источниках: в файловых папках, корпоративных системах, электронной почте или у отдельных сотрудников.
В результате значительная часть рабочего времени специалистов уходила не непосредственно на работу с клиентом и сделкой, а на поиск, чтение и сопоставление информации

Для решения задачи была внедрена платформа «Анарта ECM». Документы по объектам, клиентам и сделкам были объединены в едином корпоративном хранилище. Для каждой сделки формируется собственный информационный контур, внутри которого могут храниться:

• договоры купли-продажи;
• договоры аванса и задатка;
• договоры оказания услуг;
• выписки и сведения об объекте;
• правоустанавливающие документы;
• доверенности;
• ипотечная документация;
• согласия и заявления;
• акты;
• переписка;
• документы банков и страховых компаний;
• другие материалы, относящиеся к объекту или сделке.

Для документов сохраняются необходимые реквизиты: объект недвижимости, клиент, тип документа, дата, статус, участники сделки и другие атрибуты. Пользователь получает доступ только к тем материалам, которые разрешены ему в соответствии с его ролью и правами. Следующим этапом стало подключение искусственного интеллекта к документам, находящимся внутри «Анарта ECM».

Отдельным сценарием стала работа с договорами. Раньше для понимания условий сотруднику необходимо было последовательно изучить документ и вручную выписать ключевую информацию.
После внедрения ИИ система может автоматически находить в договоре необходимые сведения:

• стороны договора;
• объект недвижимости;
• стоимость объекта;
• размер аванса или задатка;
• сроки исполнения обязательств;
• порядок расчетов;
• условия расторжения;
• штрафы и ответственность сторон;
• дополнительные обязательства;
• особые условия сделки.

Таким образом договор перестает быть просто PDF- или Word-файлом. Содержащаяся в нем информация становится доступной для поиска, анализа и использования в бизнес-процессах агентства.

Важным преимуществом стало то, что ИИ анализирует не один отдельно загруженный файл, а весь доступный массив документов по сделке. Например, сотрудник может попросить систему выявить противоречия между договором, выпиской и документами продавца, подготовить краткую хронологию сделки или собрать основные сведения по объекту и участникам. Система находит связанную информацию в разных материалах и помогает сотруднику быстрее собрать целостную картину сделки.

При этом окончательное решение по юридическим и коммерческим вопросам остается за специалистом агентства. Искусственный интеллект используется как инструмент поиска и предварительного анализа информации.

При работе со сделками особенно важно понимать, какая версия документа является действующей.
Одновременно могут существовать несколько редакций договора, приложений или соглашений. В «Анарта ECM» документы хранятся с учетом версионности и статусов.

Это позволяет пользователю работать с актуальной редакцией, при необходимости просматривать историю изменений и сравнивать версии документов. В результате снижается риск использования устаревшего файла при подготовке сделки.

После внедрения «Анарта ECM» документы перестали быть разрозненным набором файлов. По каждому объекту и каждой сделке формируется единое информационное пространство, в котором доступны документы, их реквизиты, история изменений и содержащаяся в них информация.

ИИ становится дополнительным инструментом работы с корпоративными знаниями агентства.
Сотрудники быстрее находят нужную информацию, анализируют документы и переходят непосредственно к работе с клиентом и подготовке сделки.

В результате внедрения «Анарта ECM» агентство недвижимости «ИНФИНИТИ» получило единую систему для хранения, поиска и интеллектуальной обработки документов по объектам и сделкам.
Риелторы и специалисты сопровождения тратят меньше времени на поиск файлов и первичное чтение документов.

Юристы могут быстрее переходить непосредственно к анализу сложных условий сделки, вместо того чтобы вручную собирать исходную информацию из нескольких источников. Компания получила возможность:

• быстрее находить информацию внутри документов;
• анализировать сразу весь комплект документов по сделке;
• автоматически извлекать ключевые условия из договоров;
• сравнивать редакции документов;
• быстрее готовить краткое резюме сделки;
• снизить объем ручной работы с документами;
• обеспечить единый доступ к актуальной информации по объектам и клиентам;
• использовать ИИ с учетом корпоративных прав доступа.

В результате «Анарта ECM» превращает документы агентства из набора отдельных файлов в единую базу знаний по объектам, клиентам и сделкам, а искусственный интеллект помогает сотрудникам быстрее переходить от поиска информации непосредственно к работе с клиентом и принятию решений.