Заявка на демонстрацию платформы
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Как оцифровать архив кадров: этапы, требования, ошибки
Как перевести работу с кадровым архивом в организации в электронный вид и какие преимущества это дает компании
Бумажное хранилище документов — это привычно и, я бы даже сказал, традиционно. Однако папки занимают полки, документы изнашиваются, теряются, контролировать их сложно, а найти нужную информацию — еще сложнее. Хуже того: все это отражается на эффективности работы организации.
Перевод архива кадров в электронный вид решает эти проблемы и делает работу кадровой службы быстрее и удобнее. Ниже рассказываем подробно.
Перевод архива кадров в электронный вид решает эти проблемы и делает работу кадровой службы быстрее и удобнее. Ниже рассказываем подробно.
Что такое оцифровка архива кадров
Под оцифровкой документов я понимаю перевод бумажных дел сотрудников в цифровой формат с созданием структурированного электронного архива.
В отличие от простого сканирования, когда бумажный документ заменяется файлом, оцифровка также предполагает индексацию, присвоение метаданных и настройку поиска. И это существенно меняет дело.
В отличие от простого сканирования, когда бумажный документ заменяется файлом, оцифровка также предполагает индексацию, присвоение метаданных и настройку поиска. И это существенно меняет дело.
Чем оцифровка отличается от сканирования и кадрового ЭДО
Сканирование — это создание цифровой копии без структуры. Был бумажный документ, стал файл. Файлы складываются в папки, и на этом все. Найти нужный документ среди тысяч других сложно. А чтобы найти конкретную информацию в документе, нужны часы, а то и дни работы.
При цифровизации документ сначала сканируется, а затем ему присваивают метаданные (тип документа, дата, номер, ФИО), которые облегчают дальнейший поиск и работу с таким документом. Соответственно, в электронном архиве хранится уже не только сам документ, но и эти метаданные.
Кадровый ЭДО — это изначально электронный документооборот, когда документы создаются и подписываются сразу в цифровом виде. По сути, цель цифровизации бумажного архива как раз и заключается в том, чтобы перевести бумажные документы в электронный вид и, тем самым, обеспечить работу по ЭДО.
При цифровизации документ сначала сканируется, а затем ему присваивают метаданные (тип документа, дата, номер, ФИО), которые облегчают дальнейший поиск и работу с таким документом. Соответственно, в электронном архиве хранится уже не только сам документ, но и эти метаданные.
Кадровый ЭДО — это изначально электронный документооборот, когда документы создаются и подписываются сразу в цифровом виде. По сути, цель цифровизации бумажного архива как раз и заключается в том, чтобы перевести бумажные документы в электронный вид и, тем самым, обеспечить работу по ЭДО.
Зачем нужен перевод бумажного архива в электронный
Казалось бы, зачем менять то, что работает? Ну да, бумага. Ну и что? Работает же!
Однако при более внимательном рассмотрении выясняется, что бумажный кадровый архив работает не так уж и хорошо. Что-то теряется, что-то устаревает. Найти нужный документ бывает непросто, а кадровики вечно загружены рутиной.
Электронный архив дает организации сразу несколько преимуществ, которые я разберу ниже.
Однако при более внимательном рассмотрении выясняется, что бумажный кадровый архив работает не так уж и хорошо. Что-то теряется, что-то устаревает. Найти нужный документ бывает непросто, а кадровики вечно загружены рутиной.
Электронный архив дает организации сразу несколько преимуществ, которые я разберу ниже.
Быстрый поиск, сохранность документов и снижение нагрузки на кадровую службу
Преимущества цифровизации кадровых материалов:
- Быстрый поиск. Найти нужный документ в цифровом архиве можно за секунды по ФИО, дате, типу документа или его номеру. Более того — искать можно даже по смыслу. Это называется умный семантический поиск. В бумажном хранилище на это уходят часы, а иногда и дни. В электронном — пара секунд.
- Сохранность. Бумажная документация подвержена износу, может быть утеряна при переезде или повреждена. Электронные копии хранятся в защищённом виде и не теряют читаемость со временем.
- Снижение нагрузки на кадровиков. Вместо того чтобы часами искать документы в папках, сотрудники тратят время на осмысленные действия: улучшение условий труда в организации, поиск новых сотрудников, оценку настроений в коллективе и т.д. — т.е. на то, что имеет реальную ценность для компании, в отличие от рутинных действий.
Далее — принцип сохранности. Файл можно случайно удалить, заменить, отправить не тому человеку. При большом количестве документов такие случаи перестают быть исключением. Но документ не должен теряться безвозвратно из-за единственной человеческой ошибки! Поэтому корпоративная система должна сохранять версии документа и историю действий, использовать права доступа и правила хранения.
Юридическая значимость важна для подтверждения факта подписания, целостности и аутентичности документа. Т.е. система управления документами должна обеспечивать технические средства для подписания документов и проверки цифровой подписи, чтобы каждый документ в системе был юридически значим.
В следующих разделах разберем, как организовать работу с документами в компании так, чтобы все эти принципы соблюдались.
Юридическая значимость важна для подтверждения факта подписания, целостности и аутентичности документа. Т.е. система управления документами должна обеспечивать технические средства для подписания документов и проверки цифровой подписи, чтобы каждый документ в системе был юридически значим.
В следующих разделах разберем, как организовать работу с документами в компании так, чтобы все эти принципы соблюдались.
Какие кадровые документы можно оцифровывать
В 2026 году оцифровать можно все. Оцифровке подлежит практически вся кадровая документация, которая хранится в бумажном виде. Впрочем, здесь есть некоторые нюансы, которые разберем чуть позже. Сейчас просто перечислю, какие именно кадровые документы можно перевести в электронный вид.
Личные дела, трудовые договоры, приказы, заявления, табели и документы по отпускам
В первую очередь оцифровывают наиболее востребованные материалы, требующие быстрого доступа:
- Личные дела. В личном деле хранятся заявления, копии паспортов, СНИЛС, данные об образовании, приказы о приеме и увольнении.
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения. Их часто запрашивают при проверках и внутренних разбирательствах.
- Приказы по личному составу, о приеме, переводе, увольнении, отпусках и поощрениях.
- Заявления на отпуск, увольнение, смену должности и другие кадровые процедуры.
- Табели и документы по отпускам. Графики отпусков, табели учета рабочего времени — эта документация требует особого внимания к срокам хранения, но также подлежит цифровизации.
Что нельзя уничтожать после оцифровки кадрового архива
После оцифровки может показаться, что оригиналы больше не нужны и их можно утилизировать. Это опасное заблуждение. Закон устанавливает чёткие правила, когда и что можно уничтожать.
Оригиналы, сроки хранения и юридическая значимость электронных копий
Разберем требования к переводу архива кадров в «цифру»:
- Скан не равен оригиналу. Отсканированный документ получит юридическую силу, когда он создан в системе КЭДО и подписан электронной подписью.
- Сроки хранения по приказу Росархива. Данные по личному составу (трудовые договоры, личные карточки, приказы) хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
- Разрешение на уничтожение оригинала. Только после истечения установленного срока хранения и проведения экспертизы ценности бумаг можно уничтожить оригинал. До этого момента они хранятся в архиве, даже если их копии уже оцифрованы.
Подготовка кадрового архива к оцифровке
До сканирования бумаг наводят порядок в архиве. Это поможет избежать путаницы, потери данных и лишней работы.
Инвентаризация, сортировка, номенклатура дел и проверка комплектности
Подготовка к оцифровке включает последовательные шаги:
Этот этап работы, пожалуй, самый трудоемкий. Однако он же и самый важный, поэтому мы не рекомендуем выполнять оцифровку архива кадров сканированием всего и вся «в лоб». Велика вероятность, что при таком подходе любые ошибки в бумажном документообороте без изменений перекочуют в электронный вид.
После того, как порядок в архиве наведен, можно приступать к следующим этапам.
- Проверка наличия документов. Сверьте фактическое количество дел с учетными данными. Убедитесь, что нет пропавших папок или отдельных листов.
- Сортировка по типам и годам. Разложите бумаги по категориям: личные дела, трудовые договоры, приказы, заявления, табели и др. Внутри каждой категории — по годам. Это упростит сканирование и последующую индексацию.
- Составление описи. Создайте список всех дел с указанием типа, года, количества листов и ответственного сотрудника.
Этот этап работы, пожалуй, самый трудоемкий. Однако он же и самый важный, поэтому мы не рекомендуем выполнять оцифровку архива кадров сканированием всего и вся «в лоб». Велика вероятность, что при таком подходе любые ошибки в бумажном документообороте без изменений перекочуют в электронный вид.
После того, как порядок в архиве наведен, можно приступать к следующим этапам.
Этапы оцифровки архива кадров
Процедура проходит в несколько последовательных шагов. Каждый из них важен: пропуск или небрежность на одном этапе приводит к ошибкам на следующих.
Подготовка документов, сканирование, OCR, индексация и контроль качества
Оцифровка включает пять этапов:
- Подготовка. Снимите скрепки, скобы и зажимы, распрямите загнутые листы, уберите скотч и стикеры. Повреждённые страницы укрепите или скопируйте. Это нужно, чтобы сканер не замял бумагу и не пропустил информацию.
- Сканирование. Выберите разрешение не ниже 300 dpi и цветной режим для документов с подписями и печатями. Сканируйте партиями, сохраняя порядок листов в деле.
- Распознавание (OCR). Программа распознает текст и превращает изображение в машиночитаемый формат. Это позволяет искать файлы по содержимому, а не только по названию. Для распознавания можно использовать как универсальные решения, так и специализированные, предназначенные именно для оцифровки кадровой и бухгалтерской документации, такие как «Анарта».
- Индексация и метаданные. Каждому файлу присваиваются атрибуты: тип, дата, номер, ФИО сотрудника и другие метки. Многие специализированные решения умеют расставлять метаданные автоматически сразу после сканирования. В этом случае сотруднику нужно лишь верифицировать правильность и добавить недостающие данные.
- Проверка качества. Убедитесь, что все страницы отсканированы, текст читаем, атрибуты заполнены верно. Проверьте несколько файлов выборочно, чтобы выявить системные ошибки.
Заявка на консультацию
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Планируете переводить кадры в «цифру»? У нас есть подходящий инструмент. Оставьте заявку и мы вам перезвоним
Качественная оцифровка — это не только сканы, но и точные метаданные, которые делают архив удобным для работы.
Отдельно стоит упомянуть распознавание документов. OCR считывает информацию со сканов, фотографий и других изображений, превращая их из обычных картинок в данные, с которыми уже можно работать: искать нужный фрагмент, копировать сведения и использовать их дальше в системе. Тем самым можно привести к описанной форме управления документами и весь старый бумажный архив, который годами накапливался в компании.
Перевод бумажного архива в электронный: требования к хранению
Чтобы электронное хранилище было удобным и надежным, важно правильно организовать хранение файлов. От форматов, метаданных и структуры папок зависит, насколько быстро можно найти нужный материал и как долго он сохранится.
Форматы файлов, метаданные, структура папок и карточки документов
Для долгосрочного хранения используйте PDF/A и TIFF. PDF/A сохраняет текст и графику в неизменном виде, а TIFF обеспечивает высокое качество изображения. Обычные PDF и JPEG подходят для рабочих копий, но оригиналы должны сохранять максимально возможное качество без потерь информации, вызванных алгоритмами сжатия.
Одним из ключевых преимуществ цифровых кадровых архивов является возможность информацию по любому параметру и автоматически формировать выборки. Для этого файлы сопоставляют с метаданными: тип документа, дата, номер, ФИО сотрудника, ссылки другие на релевантные документы.
Одним из ключевых преимуществ цифровых кадровых архивов является возможность информацию по любому параметру и автоматически формировать выборки. Для этого файлы сопоставляют с метаданными: тип документа, дата, номер, ФИО сотрудника, ссылки другие на релевантные документы.
Эффективность кадровых служб можно увеличить в разы, просто за счет внедрения электронного архива
Материалы удобно организовывать по годам и типам: например, папка «2022» содержит подпапки «Личные дела», «Приказы». В электронном архиве каждый файл привязан к карточке с основной информацией, что ускоряет работу и помогает отслеживать версии и статусы документов.
Защита персональных данных при оцифровке кадровых документов
Важный вопрос при переходе на электронный формат архива — работа с персональными данными. Действительно: архив кадров содержит персональные данные сотрудников, и по закону 152-ФЗ требует особой защиты.
Поэтому безопасность важна на всех этапах: от сканирования до хранения и выдачи сведений. Рассмотрим этот вопрос в следующем разделе.
Поэтому безопасность важна на всех этапах: от сканирования до хранения и выдачи сведений. Рассмотрим этот вопрос в следующем разделе.
Доступы, шифрование, журнал действий и ответственность сотрудников
Важный вопрос при переходе на электронный формат архива — работа с персональными данными. Действительно: архив кадров содержит персональные данные сотрудников, и по закону 152-ФЗ требует особой защиты.
Поэтому безопасность важна на всех этапах: от сканирования до хранения и выдачи сведений. Рассмотрим этот вопрос в следующем разделе.
Поэтому безопасность важна на всех этапах: от сканирования до хранения и выдачи сведений. Рассмотрим этот вопрос в следующем разделе.
Электронный архив кадровых документов
Одно из частых возражений организаций звучит так: зачем переходить на электронный архив, если и бумажный выполняет свои функции?
С позиции эксперта скажу так: выполнять-то он выполняет, но как? Сколько времени тратят сотрудники на работу с бумагой? На поиск в архиве? На систематизацию? Да, есть требования по хранению документации в течение указанных законом сроков, но ведь есть и рабочие задачи. И их эффективность можно увеличить в разы, просто за счет внедрения электронного архива с множеством удобных функций, которые способны сэкономить десятки часов работы кадровых специалистов.
С позиции эксперта скажу так: выполнять-то он выполняет, но как? Сколько времени тратят сотрудники на работу с бумагой? На поиск в архиве? На систематизацию? Да, есть требования по хранению документации в течение указанных законом сроков, но ведь есть и рабочие задачи. И их эффективность можно увеличить в разы, просто за счет внедрения электронного архива с множеством удобных функций, которые способны сэкономить десятки часов работы кадровых специалистов.
Поиск, выдача документов, контроль сроков хранения и интеграция с кадровыми системами
Основные возможности электронного архива:
- Быстрый поиск по атрибутам. Найти нужную запись можно за секунды по ФИО сотрудника, типу, дате или номеру. Достаточно ввести запрос в строку поиска.
- Семантический поиск по смыслу. Как правило, реализуется с помощью современных языковых моделей. Например, решение «Анарта» включает удобный ИИ-поиск в архиве по запросу, заданному естественным языком.
- Выдача копий по запросу. Сотрудник может запросить копию приказа, и кадровик отправит её за пару кликов.
- Контроль сроков хранения. Система сама напоминает, когда истекает срок хранения документа и когда его можно уничтожить.
- Интеграция с системами кадров. Цифровая база связывается с 1С:ЗУП и другими программами. Сведения о сотрудниках подтягиваются автоматически.
Интеграция семантического поиска «Анарта» в электронный кадровый архив
Как видите, даже только эти функции уже способны значительно облегчить жизнь ваших кадровиков. А это далеко не все возможности электронного архива кадров.
Давайте теперь посмотрим, кому можно доверить оцифровку данных ваших кадровых служб.
Давайте теперь посмотрим, кому можно доверить оцифровку данных ваших кадровых служб.
Выбор подрядчика или системы, чтобы оцифровать кадровый архив
Можно оцифровать архив своими силами, но лучше доверить эту работу профессионалам с опытом похожих задач и всеми необходимыми для успешной оцифровки оборудованием и навыками.
Вот на что нужно обращать внимание:
Вот на что нужно обращать внимание:
Безопасность, компетенции, оснащение, сроки, расходы и гарантии
В первую очередь проверьте, обеспечивает ли подрядчик защиту конфиденциальных данных, шифрование и разграничение доступа в процессе работы над конвертацией архивов.
Уточните, сколько проектов по переводу кадровых дел в электронный вид компания уже выполнила — опыт важен, хотя бы и смежный. Доверять работу компании подрядчику, который никогда не имел дело с кадрами или бухгалтерской документацией, — это риск.
Следующий фактор — оборудование. Профессиональные сканеры позволяют обрабатывать документы быстро и без повреждений.
Еще один важный момент — что будет дальше, после оцифровки. Готов ли подрядчик собрать все сканы в единую электронную экосистему или проект закончится фразой «мы все отсканировали»? В идеальном случае, выбранный вами подрядчик полностью возьмет работу над оцифровкой на себя. Т.е. по результатам сотрудничества вы получите «под ключ» электронную копию архива с уже интегрированным поиском, внесенными метаданными, грамотной структурой документов и настроенными правами доступа сотрудников.
Обсудите сроки, ведь работа с большим архивом может занять недели или месяцы. Стоимость должна быть прозрачной, без скрытых доплат. И наконец, попросите гарантии качества: как проверяется читаемость сканов, точность индексации и полнота базы.
Уточните, сколько проектов по переводу кадровых дел в электронный вид компания уже выполнила — опыт важен, хотя бы и смежный. Доверять работу компании подрядчику, который никогда не имел дело с кадрами или бухгалтерской документацией, — это риск.
Следующий фактор — оборудование. Профессиональные сканеры позволяют обрабатывать документы быстро и без повреждений.
Еще один важный момент — что будет дальше, после оцифровки. Готов ли подрядчик собрать все сканы в единую электронную экосистему или проект закончится фразой «мы все отсканировали»? В идеальном случае, выбранный вами подрядчик полностью возьмет работу над оцифровкой на себя. Т.е. по результатам сотрудничества вы получите «под ключ» электронную копию архива с уже интегрированным поиском, внесенными метаданными, грамотной структурой документов и настроенными правами доступа сотрудников.
Обсудите сроки, ведь работа с большим архивом может занять недели или месяцы. Стоимость должна быть прозрачной, без скрытых доплат. И наконец, попросите гарантии качества: как проверяется читаемость сканов, точность индексации и полнота базы.
Ошибки при оцифровке архива кадров
Даже при тщательной подготовке компании допускают ошибки, которые сводят на нет всю пользу от цифровизации. Подробный разбор ошибок я оставлю на следующий материал, а здесь просто приведу самые частые.
Уничтожение оригиналов, слабая индексация, отсутствие регламента и контроля качества
Одна из самых опасных ошибок — уничтожение оригиналов сразу после сканирования. Электронная копия не обладает юридической силой подлинника, поэтому до истечения срока хранения оригиналы должны оставаться в бумажном виде.
Еще одна ошибка — слабая индексация. Если файлу не присвоены атрибуты, найти его в цифровом хранилище будет так же сложно, как и в бумажном.
Отсутствие единых правил работы с архивом и формальной процедуры оцифровки — это, пожалуй, самая частая ошибка при самостоятельноим переходе к электронным кадрам. Без единого регламента каждый сотрудник работает по своим правилам: одни сканируют в цвете, другие — в черно-белом, кто-то заполняет атрибуты, а кто-то пропускает этот шаг. В итоге — все тот же хаос.
Не менее распространенной ошибкой является приемка сканов без контроля качества. Как итог, в архив попадают нечитаемые сканы и пропущенные страницы. Выявить эти проблемы на раннем этапе поможет выборочная проверка.
Чтобы избежать ошибок, достаточно заранее прописать регламент, обучать сотрудников и проверять качество на каждом этапе.
Еще одна ошибка — слабая индексация. Если файлу не присвоены атрибуты, найти его в цифровом хранилище будет так же сложно, как и в бумажном.
Отсутствие единых правил работы с архивом и формальной процедуры оцифровки — это, пожалуй, самая частая ошибка при самостоятельноим переходе к электронным кадрам. Без единого регламента каждый сотрудник работает по своим правилам: одни сканируют в цвете, другие — в черно-белом, кто-то заполняет атрибуты, а кто-то пропускает этот шаг. В итоге — все тот же хаос.
Не менее распространенной ошибкой является приемка сканов без контроля качества. Как итог, в архив попадают нечитаемые сканы и пропущенные страницы. Выявить эти проблемы на раннем этапе поможет выборочная проверка.
Чтобы избежать ошибок, достаточно заранее прописать регламент, обучать сотрудников и проверять качество на каждом этапе.
Компания «Анарта» оказывает информационную поддержку организациям, переходящим на электронную документацию. Наши решения по ИИ-поиску, управлению корпоративным контентом и оцифровке документов помогают компаниям стать эффективнее и сократить операционные расходы на рутину.
Остались вопросы? Оставьте заявку на консультацию и мы их подробно обсудим