Заявка на демонстрацию платформы
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Как бюджетные учреждения Чувашской Республики перенесли файлы 1С:Фреш в единое хранилище Анарта ECM и перестали упираться в дисковые тома
Региональный сервис 1С:Фреш перенёс хранение файлов в Анарта ECM. Учреждения получили защищённое хранилище с поиском по содержимому, а администраторы — удобное управление без постоянного расширения дисков.
Региональный сервис 1С:Фреш, через который бюджетные учреждения Чувашской Республики ведут учёт в облаке: школы, детские сады, учреждения культуры, здравоохранения и социальной защиты. Каждое учреждение работает в своей области данных, а сопровождение сервиса централизовано.
Учреждения ежедневно прикладывают к документам 1С сканы договоров, актов, счетов, первичных документов, кадровых приказов и переписки. За несколько лет работы сервиса объём присоединённых файлов стал расти быстрее, чем объём самих баз
Учреждения ежедневно прикладывают к документам 1С сканы договоров, актов, счетов, первичных документов, кадровых приказов и переписки. За несколько лет работы сервиса объём присоединённых файлов стал расти быстрее, чем объём самих баз
Задача
Исходно присоединённые файлы хранились стандартно для 1С — в томах на диске сервера. По мере роста числа учреждений и документов такая схема стала узким местом сервиса:
- Постоянная нехватка места. Тома расширяли вручную, а переполнение диска останавливало загрузку файлов во всех областях данных сразу.
- Долгое резервное копирование. Миллионы мелких файлов копировались часами, а бэкап томов не был синхронизирован с бэкапом баз — при восстановлении ссылки в 1С и файлы на диске расходились.
- Дублирование. Одинаковые файлы (типовые договоры, приказы учредителя, формы отчётности) хранились в сотнях копий — по одной в каждой области данных.
- Нет поиска по содержимому. Найти документ можно было только через карточку в 1С; текст сканов не распознавался.
- Риски безопасности. Файлы лежали на диске в открытом виде, доступ к серверу фактически означал доступ к документам всех учреждений, в том числе с персональными данными сотрудников.
Решение
Вместо томов на диске 1С:Фреш сохраняет присоединённые файлы в хранилище Анарта ECM, развёрнутое on-premise в инфраструктуре заказчика. В 1С остаётся карточка файла со ссылкой, а сам файл, его версии и распознанный текст живут в Анарте.
Что входит в решение:
Что входит в решение:
- Коннектор к 1С:Фреш. Перехватывает запись и чтение присоединённых файлов; для пользователя кнопки «Добавить» и «Открыть» работают как раньше.
- Разделение по учреждениям. Каждой области данных 1С:Фреш соответствует своё пространство в Анарте с отдельными правами доступа.
- Распознавание и полнотекстовый поиск. Сканы и PDF индексируются при загрузке, доступен умный поиск по содержимому.
- Версионирование и аудит. Хранилище фиксирует, кто и когда загрузил, изменил или открыл файл.
- Единая политика хранения. Резервное копирование, сроки хранения и архивация настраиваются один раз для всех учреждений.
Хранилище принадлежит руководителю: бухгалтерия не может удалить или заменить уже сохранённый документ, а любой доступ фиксируется в журнале. При повторном подписании исправленного документа сохраняется новая версия, предыдущая остаётся в истории.
Заявка на консультацию
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Ход проекта
Переход прошёл без остановки работы учреждений: файлы переносили в фоне, а пользователи продолжали работать в 1С.
- Обследование. Оценили объём и структуру томов, число областей данных и типы файлов, нашли «битые» ссылки и файлы без карточек.
- Пилот. Подключили несколько учреждений разного профиля и проверили сценарии: загрузка, открытие, обновление конфигурации, восстановление из резервной копии.
- Миграция архива. Перенесли файлы с томов в Анарту пакетами в нерабочее время, с сверкой контрольных сумм и ссылок в 1С.
- Тиражирование. Перевели на новую схему все области данных; новые учреждения подключаются сразу с хранилищем Анарта.
- Вывод томов. После контрольного периода освободили диски серверов 1С:Фреш.
Результаты и преимущества
Хранение файлов перестало быть узким местом сервиса, а документы учреждений превратились из «вложений» в управляемый архив.
Для региона это также задел на будущее: на базе хранилища можно подключить ИИ-анализ договоров, сводную аналитику для учредителя и электронный архив с передачей дел на хранение
Остались вопросы? Оставьте заявку на консультацию и мы их подробно обсудим