ПО для архивации: как выбрать программу для архивации данных и создания архивов документов

Архиватор — программа, которая складывает файлы в один контейнер и уменьшает их размер за счёт сжатия. Такой контейнер называют архивом; внутри могут лежать документы, сканы, таблицы, фотографии и целые папки. Пользователь видит один файл вместо сотни, а при необходимости распаковывает его обратно.

Работает это просто: программа ищет повторы и закономерности в содержимом, записывает их компактнее и добавляет служебные данные для восстановления. Степень сжатия зависит от типа файлов. Тексты и таблицы уменьшаются заметно, фотографии и видео — слабее, потому что в них уже мало избыточной информации.

Современный архиватор умеет больше, чем просто сжимать. Он поддерживает разные форматы, шифрует содержимое паролем, разбивает большой архив на части, проверяет целостность и создает самораспаковывающиеся файлы. Для архивов деловых документов это удобно: комплект сканов за год можно упаковать, защитить паролем и передать на носителе.

Форматов несколько. ZIP — распространенный формат: его открывает большинство офисных и архивных программ. TAR и GZIP привычны в серверной среде. Формат 7z дает более плотное сжатие за счёт методов сжатия LZMA и LZMA2, поддерживает AES-256 и хранит имена файлов в Unicode — 7z Format. Это не превращает его в архив документов, но для сжатия больших массивов он удобен.

Среди бесплатных архиваторов есть зрелые инструменты с открытым исходным кодом. Например, у 7-Zip большая часть кода открыта под GNU LGPL, программа работает в Windows и не требует регистрации или оплаты. Для шифрования в нем используется AES-256.

Но у архиватора есть определенные ограничения. Он не знает, что перед ним: договор, счёт или личное дело. У него нет карточки документа, истории изменений, срока хранения и разграничения доступа по ролям. Он не подскажет, что документ пора уничтожить, и не докажет проверяющему, что файл не менялся с момента подписания. Для распаковки архивов и передачи комплектов этого достаточно; для архивов деловых документов — нет.

Что архиватор действительно решает хорошо: уменьшает объем, ускоряет передачу, защищает паролем, помогает сделать копию папки перед изменениями. Если задача звучит как «сжать и отправить», берите архиватор и не усложняйте. А вот если нужно хранить, обеспечивать безопасный доступ и контроль целостности документов — нужен другой класс ПО. О нем и поговорим дальше.

Спектр решаемых задач зависит от бизнеса и от конкретного отдела, в котором вы хотите использовать программу для создания электронного архива.

Бухгалтерия. Первичка, счета, акты, банковские выписки, налоговые декларации. Здесь главное — быстро поднять документ за нужный период и показать его проверяющему. Архив должен искать по реквизитам (контрагент, номер, дата, сумма), хранить связь с проводкой и не терять вложения. Сроки хранения задаются номенклатурой дел и нормативными требования. Хорошая система напомнит о них.

Кадры. Личные дела, трудовые договоры, приказы, согласия, заявления. Здесь важны конфиденциальность, разграничение доступа и аккуратная работа с персональными сведениями (152-ФЗ). Не каждый сотрудник должен видеть всё. В то же время архив обязан фиксировать, кто открывал документ и что с ним делал.

Договоры. Договоры, дополнительные соглашения, переписка, приложения. Нужен поиск по сторонам договора, предмету, дате и статусу, а также хранение версий. Без версий легко потерять, какая редакция была подписана, а какая осталась проектом. В больших организациях с сотнями договоров имеет смысл функциональность интеллектуального поиска.

Проектная и техническая документация. Чертежи, схемы, спецификации, исполнительная документация, паспорта оборудования. Файлы тяжелые, форматы разные, а срок жизни — годы и десятилетия. Здесь особенно важны целостность, контроль версий и понятная структура папок. Создание архива проектной и конструкторской документации — задача непростая, и здесь точно обычный архиватор не справится.

Общее у всех направлений внедрения одно: документу нужна карточка с атрибутами, а не только имя файла. Нужен поиск по этим атрибутам. Нужен журнал действий и правила доступа. И нужна уверенность, что через несколько лет файл откроется и будет тем же самым.

Отсюда требования к ПО. Оно должно хранить метаданные, поддерживать классификацию и сроки, проверять целостность, проверять электронную подпись и выгружать документы в понятном виде. Формат хранения выбирают так, чтобы его можно было открыть без экзотического ПО: для долгого хранения подходит PDF/A, описанный в ISO 19005-1. Юридическую значимость задает не формат, а подпись и процедура: условия признания электронных документов равнозначными бумажным перечислены в 63-ФЗ.

Если свести к одной фразе: архив отвечает за то, чтобы документ можно было найти, прочитать, подтвердить и законно хранить. Всё остальное — детали реализации.

Важно еще раз подчеркнуть отличия между архивированием, резервным копированием и полноценным электронным архивом.

Архиватор просто экономит место, резервное копирование спасает в случае сбоя, а электронный архив отвечает за порядок и доказуемость.

Из таблицы видно главное: архиватор и резервное копирование работают с файлами, электронный архив — с документами. Файл можно переименовать, и он останется файлом. У документа есть реквизиты, контекст и срок жизни; и потерять их легче, чем сам файл.

Разберем типичные варианты действий. Допустим, вам нужно передать подрядчику комплект сканов — хватит архиватора. Когда нужно восстановить бухгалтерскую базу после сбоя — используем резервное копирование. А если через семь лет понадобилось доказать (например, налоговой или трудовой инспекции), что договор был подписан в такой-то редакции и не менялся, — здесь подойдет только архив с журналом и проверкой электронной подписи.

Понятное дело, что у каждого решения есть слабое место. У архиватора — это пароль: забыли или ушел сотрудник, и содержимое может стать недоступным. У резервного копирования минус заключен в логике копии: если исходный файл удалили по ошибке, то и в следующем бекапе его не окажется.

Недостатки электронного архива — относительно высокая стоимость и требования к дисциплине сотрудников. Действительно: без регламента и обучения архив будет использоваться как дорогостоящая папка, в которой свалено все подряд.

И еще скажу пару слов про open source. Открытый исходный код обеспечивает проверяемость и дает независимость от одного поставщика, но не отменяет сопровождения решения. Например, Archivematica — это открытая система долгосрочного хранения, которая работает по модели OAIS и собирает архивные пакеты с метаданными. Если в вашей организации есть своя ИТ-команда, то это рабочий вариант (и бесплатный!). А вот без команды вы получите источник дополнительных расходов, вереницу долго решаемых проблем и потенциальные риски.

Ещё один нюанс — совместимость. Многие архиваторы выпускают для разных операционных систем, но корпоративный архив обычно должен работать в контуре компании, с её правами доступа и службой каталогов. Возможности бесплатной версии обычно меньше, чем кажется по демо, а бесплатное внедрение и вовсе — редкость: настройка, регламент и поддержка тоже стоят времени.

Что в сухом остатке: выбирайте класс решения, исходя из задачи, а не по названию. Еще немного о выборе — ниже.

Выбор начинается с трех вводных: какие архивы документов нужно хранить, сколько лет и кто должен иметь к ним доступ. Затем оцените на следующие критерии:

• Класс решения. Архиватор, резервное копирование или электронный архив. Ошибка на этом шаге не лечится настройками.
• Атрибуция. Есть ли карточка документа с реквизитами, или система работает только с именами файлов.
• Поиск. Ищет ли по контрагенту, номеру, дате, сумме и типу, а не только по названию папки.
• Сроки хранения. Можно ли задать срок, получить напоминание и подтвердить уничтожение документа.
• Права и журнал. Разделены ли роли, видно ли, кто открывал документ, выгружал или менял.
• Целостность и подпись. Проверяются ли контрольные суммы и электронная подпись, что происходит при ошибке проверки.
• Совместимость. Работает ли система с вашими операционными системами, СЭД, службой каталогов и форматами выгрузки.
• Стоимость владения. Лицензии, внедрение, обучение, поддержка, миграция и резервное копирование — вместе, а не только цена за рабочее место.

Короткий чек-лист:

• Понятно, какие архивы документов нужно вести: бухгалтерия, кадры, договоры или проектная документация.
• Сформулирован ответ на вопрос, что нужно доказать через год.
• Проверена карточка документа: набор полей и обязательность заполнения.
• Проверен поиск по реквизитам на реальном массиве, а не на демо-файлах.
• Настроены роли и проверено, что лишние документы не видны.
• Проверена работа с электронной подписью и журналом действий.
• Выполнена выгрузка документов в открытом формате.
• Проведен тест восстановления из резервной копии.

В идеале, все пункты должны быть отмечены и проверены практически. Если вендор уходит от ответа или не может объяснить, например, как настраиваются роли пользователей в системе, наверное, стоит рассмотреть другое решение.

Пилот занимает меньше времени, чем кажется. Выберите один тип документов и один отдел, загрузите реальный массив за период, включая неудобные файлы. Проверьте поиск, права и выгрузку, затем восстановление. Начните с бесплатной версии, а перед внедрением договоритесь о пилоте с пробным периодом: как ни крути, демо не учитывает ни загрязненных реальных данных, ни сопротивления сотрудников вашей организации.

Есть и обратная крайность: внедрять электронный архив там, где достаточно архиватора. Если документы нужны только для передачи между участниками процесса и у них нет сроков и юридических требований, то сложная система просто добавит работы без пользы.