Начните с выбора процесса, который будете автоматизировать. Выбирайте процесс, где есть повторяемость, реальная боль или проблема и понятная метрика достижения результата. И только потом покупайте подписку.
Шаг 1. Выберите один процесс. Подготовка коммерческих предложений, разбор отзывов или первичная обработка заявок. Все отделы сразу охватить не получится и обычно незачем.
Шаг 2. Зафиксируйте метрику. Сколько времени уходит сейчас, сколько сейчас ошибок и возвратов на доработку. Без базового замера будет непонятно, действительно ли ИИ полезен.
Шаг 3. Запустите пилот на 3–5 сотрудниках. Две-три недели, один процесс, один шаблон. Собирайте не только результат, но и неудобства: где модель ошибается, каких данных не хватает.
Шаг 4. Соберите библиотеку и регламент. В библиотеке — проверенные промты с версиями и примерами. В регламенте — что можно отправлять, что нельзя, как проверять ответ и кто отвечает за качество.
Шаг 5. Масштабируйте постепенно. Сначала соседняя команда, потом следующий процесс. Каждое расширение — с обучением сотрудников и обновлением библиотеки.
В пилоте разделите роли. Владелец процесса отвечает за результат, куратор библиотеки поддерживает промты, безопасность согласует правила данных, тренер проводит обучение. Без владельца промты умирают через месяц.
Правила работы с данными сделайте простыми.
- Публичные данные — уже опубликованные материалы без персональных данных; отправляйте только в утвержденный перечень безопасных инструментов.
- Внутренние данные — используются только в рамках внутренней системы управления документами с логированием и разграничением доступа.
- Персональные данные — обезличивайте или обрабатывайте с законным основанием в контуре, согласованном с ИБ.
- Коммерческая тайна — только в безопасном контуре и по условиям NDA.
- Ключи доступа — не отправляйте никогда; при компрометации ротируйте.
Закрепите правила в одном документе на одну страницу. Если регламент приходится искать по трем папкам, сотрудник отправит данные в личный чат.
Метрики внедрения не должны быть абстрактными. Смотрите на время подготовки документа, долю ответов без переделки, количество ошибок и стоимость обработки задачи. Если через месяц ничего не изменилось, проверьте процесс, обучение, постановку задачи, модель и сам замер.