Заявка на демонстрацию платформы
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Система электронного документооборота купить: как выбрать СЭД для компании и не ошибиться
Лаконичный гид по выбору системы электронного документооборота для бизнеса
Переход на цифровую работу с документами помогает быстрее обрабатывать запросы, контролировать поручения и сокращать бумажный архив. При выборе важно учитывать специфику компании, число пользователей и действующие бизнес-процессы.
Когда компании нужно купить систему электронного документооборота
Ответ банален: когда документов в компании много. При большом объеме документов электронный документооборот сэкономит массу времени сотрудникам организации.
СЭД особенно полезна, если документы проходят через несколько подразделений и согласующих лиц. Автоматизация сокращает время на поиск файлов, контроль версий документов и отслеживание сроков исполнения распоряжений и сроков хранения самой документации.
СЭД особенно полезна, если документы проходят через несколько подразделений и согласующих лиц. Автоматизация сокращает время на поиск файлов, контроль версий документов и отслеживание сроков исполнения распоряжений и сроков хранения самой документации.
Какие задачи бизнеса решает СЭД
СЭД помогает автоматизировать несколько типовых задач:
- регистрацию и учёт входящих и исходящих документов;
- согласование документов между подразделениями;
- распределение поручений между сотрудниками;
- контроль сроков исполнения;
- хранение документов и истории изменений;
- быстрый поиск нужной информации.
Какие системы электронного документооборота можно купить
На рынке представлено множество функциональных СЭД для бизнеса, а также муниципальных и федеральных структур.
Решения различаются способом размещения, функциями и условиями использования. Поэтому при покупке необходимо учитывать не только возможности самого продукта, но и существующую ИТ-инфраструктуру компании.
Разберу этот момент чуть подробнее.
Решения различаются способом размещения, функциями и условиями использования. Поэтому при покупке необходимо учитывать не только возможности самого продукта, но и существующую ИТ-инфраструктуру компании.
Разберу этот момент чуть подробнее.
Облачные, локальные и гибридные решения
СЭД можно организовать по-разному. Облачные системы работают на стороне поставщика и доступны через интернет. Локальные устанавливаются в инфраструктуре самой организации. Гибридные СЭД объединяют оба подхода.
Выбор подхода зависит от требований к безопасности, хранению данных и администрированию. Нельзя сказать, что локальные СЭД всегда лучше, или наоборот. Все зависит от целей и задач компании.
Например, локальные решения работают в закрытом контуре и поэтому требуют развитой инфраструктуры и нуждаются в обслуживании. Облачные СЭД можно развернуть быстрее и дешевле, но при этом организация становится своего рода «заложником» вендора. Поэтому выбор здесь следует делать, исходя из реальных задач, стоящих перед компанией, и особенностей документооборота в ней.
Выбор подхода зависит от требований к безопасности, хранению данных и администрированию. Нельзя сказать, что локальные СЭД всегда лучше, или наоборот. Все зависит от целей и задач компании.
Например, локальные решения работают в закрытом контуре и поэтому требуют развитой инфраструктуры и нуждаются в обслуживании. Облачные СЭД можно развернуть быстрее и дешевле, но при этом организация становится своего рода «заложником» вендора. Поэтому выбор здесь следует делать, исходя из реальных задач, стоящих перед компанией, и особенностей документооборота в ней.
СЭД для малого, среднего и крупного бизнеса
Малому бизнесу обычно достаточно базовых инструментов. Средним компаниям нужны расширенные маршруты и более сложные интеграции. Крупным организациям важны производительность, масштабируемость, гибкие роли и автоматизация сложных процессов.
В то же время, с развитием систем искусственного интеллекта многие функции СЭД, ранее доступные только в enterpise-решениях, теперь предлагаются и для малого и среднего бизнеса. Например, семантический поиск по документам или системы управления корпоративным контентом, такие как «Анарта», могут отдельно интегрироваться в произвольную СЭД, наделяя ее новыми удобными функциями.
В то же время, с развитием систем искусственного интеллекта многие функции СЭД, ранее доступные только в enterpise-решениях, теперь предлагаются и для малого и среднего бизнеса. Например, семантический поиск по документам или системы управления корпоративным контентом, такие как «Анарта», могут отдельно интегрироваться в произвольную СЭД, наделяя ее новыми удобными функциями.
Заявка на консультацию
Оставьте заявку и наш менеджер обязательно свяжется с вами ближайшее время
Нужна консультация по выбору СЭД? Оставьте заявку и мы предложим оптимальное решение
Что входит в систему электронного документооборота
Набор функций зависит от конкретного продукта, но основные операции обычно выполняются в единой среде.
Регистрация, согласование, подписание, маршрутизация и хранение документов
Документ регистрируется, передаётся ответственному сотруднику, затем направляется на согласование или проходит через цепочку таких согласований и подписывается электронной подписью. После этого система сохраняет историю действий и помещает файл в электронный архив.
Подобные электронные архивы востребованы в бухгалтерии, кадровом производстве, в конструкторских бюро, в инженерно-конструкторских отделах заводов и других предприятиях.
Подобные электронные архивы востребованы в бухгалтерии, кадровом производстве, в конструкторских бюро, в инженерно-конструкторских отделах заводов и других предприятиях.
Как выбрать СЭД перед покупкой
Сначала определите процессы в документообороте, которые требуется автоматизировать. Система электронного документооборота может существенно ускорить многие процессы, но при неграмотном внедрении вы легко получите обратный эффект, когда сотрудники дословно повторяют свои же привычные действия с документами в СЭД, а то и дублируют их сначала в бумаге, а затем еще и в СЭД!
Например, в СЭД нет нужды в последовательном согласовании документа, как это было бы на бумаге и часто бывает даже с электронными документами. За подписью не нужно ходить из одного кабинета в другой или пересылать .doc с одной почты на другую. В СЭД документ просто выставляется на согласование с указанным маршрутом, а затем все ответственные лица могут подписать документ практически единомоментно. Вместо нескольких часов согласование занимает 15 секунд.
Например, в СЭД нет нужды в последовательном согласовании документа, как это было бы на бумаге и часто бывает даже с электронными документами. За подписью не нужно ходить из одного кабинета в другой или пересылать .doc с одной почты на другую. В СЭД документ просто выставляется на согласование с указанным маршрутом, а затем все ответственные лица могут подписать документ практически единомоментно. Вместо нескольких часов согласование занимает 15 секунд.
Выбор СЭД зависит от требований к безопасности, хранению данных и администрированию
Укажите процессы в работе с документами в организации, которые отнимают больше всего времени. И только потом сравнивайте системы по действительно необходимым возможностям.
Функциональность, безопасность, интеграции и масштабируемость
Перед покупкой СЭД важно оценить несколько ключевых параметров:
Такой подход поможет выбрать решение, которое будет соответствовать текущим и будущим потребностям бизнеса.
Стоимость покупки системы электронного документооборота
Итоговая стоимость СЭД складывается из нескольких статей расхода, поэтому цена лицензии или подписки не отражает полную стоимость проекта. Что еще нужно учесть?
Лицензии, подписка, внедрение, доработки и сопровождение
- Лицензии. Как облачные так и on-premise решения продаются по подписке или требуют приобретения лицензии. Это базовая статья расходов.
- Настройка. Внедрение и первичная настройка решения требуют времени, а значит, и бюджета.
- Перенос данных. Выделить бюджет придется и на перенос данных в новую систему. Особенно если для этого потребуется оцифровка или распознавание документов.
- Интеграция. СЭД обычно работает совместно с другими корпоративными системами: 1С, ERP-система, CRM и другие. Интеграция этих систем в СЭД может потребовать довольно серьезных вложений, особенно в комплексных случаях.
- Обучение и поддержка. Стоимость обучения десятков, а тем более — сотен сотрудников может оказаться весомой. Лучше учесть заранее.
Отдельный бюджет может потребоваться на нестандартные доработки и дальнейшее развитие системы.
Купить готовую СЭД или заказать внедрение под ключ
После того, как вы определились с типом решения, функциональностью и бюджетом, остается еще один вопрос: взять готовое «коробочное» решение или заказать кастомное внедрение «под ключ»?
Готовый продукт подходит компаниям со стандартными процессами. Здесь не будет сложных интеграций и нестандартных маршрутов документов, а иерархия самой организации типовая. Поэтому «коробочное» решение подойдет идеально.
Проектное внедрение целесообразно, если систему нужно адаптировать под сложную структуру организации, синхронизировать СЭД с какими-то собственными решениями вашей компании или серьезно дорабатывать функционал. Также проектное внедрение имеет смысл заказать, если планируется расширение возможностей СЭД с помощью сторонних решений, например, «Анарта».
Готовый продукт подходит компаниям со стандартными процессами. Здесь не будет сложных интеграций и нестандартных маршрутов документов, а иерархия самой организации типовая. Поэтому «коробочное» решение подойдет идеально.
Проектное внедрение целесообразно, если систему нужно адаптировать под сложную структуру организации, синхронизировать СЭД с какими-то собственными решениями вашей компании или серьезно дорабатывать функционал. Также проектное внедрение имеет смысл заказать, если планируется расширение возможностей СЭД с помощью сторонних решений, например, «Анарта».
Чем отличаются коробочное решение, SaaS и проектное внедрение
Коробочная система разворачивается в инфраструктуре заказчика. SaaS предоставляется по подписке и не требует собственного сервера. При проектном внедрении специалисты анализируют процессы, настраивают системы и выполняют необходимые интеграции.
«Анарта» — универсальное ECM-решение для интеграции с любой СЭД. Оставьте заявку и мы предложим лучший сценарий внедрения
Интеграция СЭД с корпоративными системами
Связь программ в единую цифровую экосистему позволяет уменьшить дублирование данных и отказаться от части, если не всех ручных операций.
1С, CRM, ERP, электронная подпись и электронный архив
Интеграция с 1С, CRM и ERP обеспечивает обмен данными. Подключение электронной подписи упрощает юридически значимое подписание, а электронный архив помогает централизованно хранить документы.
Как проходит покупка и внедрение системы электронного документооборота
Перед запуском компания формирует требования, изучает решения и определяет план внедрения.
Внедрение включает демонстрацию, обследование процессов, пилотный проект и запуск. Разберем каждый этап подробнее.
Внедрение включает демонстрацию, обследование процессов, пилотный проект и запуск. Разберем каждый этап подробнее.
Демонстрация, обследование процессов, пилотный проект и запуск
На демонстрации проверяются основные возможности продукта. Затем специалисты изучают процессы и составляют ТЗ уже с учетом конкретных бизнес-целей вашей организации.
Пилот позволяет протестировать систему на ограниченном диапазоне задач еще до полноценного запуска. После успешного тестирования проект переход в фазу внедрения и запуска в работу.
Обычной практикой является сопровождение внедренного решения на протяжении 6–12 месяцев, а затем техническая поддержка на всем жизненном цикле проекта.
Пилот позволяет протестировать систему на ограниченном диапазоне задач еще до полноценного запуска. После успешного тестирования проект переход в фазу внедрения и запуска в работу.
Обычной практикой является сопровождение внедренного решения на протяжении 6–12 месяцев, а затем техническая поддержка на всем жизненном цикле проекта.
На что обратить внимание в договоре при покупке СЭД
Договор должен подробно фиксировать условия использования продукта и обязательства поставщика.
Проверьте максимальное число пользователей, перечень лицензий и правила доступа. Также заранее уточните условия обновлений, поддержки и показатели SLA, включая время реакции на критические обращения.
Проверьте максимальное число пользователей, перечень лицензий и правила доступа. Также заранее уточните условия обновлений, поддержки и показатели SLA, включая время реакции на критические обращения.
Ошибки при покупке системы электронного документооборота
Проблемы с СЭД в ходе внедрения часто возникают из-за недостаточной подготовки проекта и неправильной оценки расходов. Здесь есть несколько частых ошибок, с которыми мы в «Анарта» в нашей практике встречаемся регулярно.
Выбор только по цене, отсутствие ТЗ и недооценка затрат на внедрение
Как нельзя сравнивать решения СЭД только по функционалу, так и нельзя сравнивать системы лишь по стоимости лицензии. Как я уже указал выше, стоимость лицензии — это базовые затраты. Дешевая, казалось бы, лицензия может в итоге нагрузить бюджет организации намного сильнее просто за счет, скажем, более высокого ценника за интеграции. Поэтому в планируемый бюджет следует сразу включить настройку, интеграции, обучение, перенос данных и сопровождение.
Отсутствие детализованного ТЗ — еще одна частая ошибка. Сложно определить результат проекта, если заказчик сам не понимает, чего он хочет в итоге.
Впрочем, не всегда недостаточно подробное ТЗ — это вина заказчика. Иногда вендор и сам предлагает смету из трех пунктов без описания конкретных работ, этапов, стоимости и сроков завершения. Такая смета — сигнал, что начинать сотрудничество с таким провайдером СЭД не стоит.
Отсутствие детализованного ТЗ — еще одна частая ошибка. Сложно определить результат проекта, если заказчик сам не понимает, чего он хочет в итоге.
Впрочем, не всегда недостаточно подробное ТЗ — это вина заказчика. Иногда вендор и сам предлагает смету из трех пунктов без описания конкретных работ, этапов, стоимости и сроков завершения. Такая смета — сигнал, что начинать сотрудничество с таким провайдером СЭД не стоит.
Сразу включите в бюджет внедрения СЭД затраты на настройку, интеграции, обучение, перенос данных и сопровождение
Частые вопросы о покупке системы электронного документооборота
Можно ли подключать пользователей постепенно?
Да, если системы поддерживают поэтапное увеличение числа рабочих мест.
Что выбрать — облачную или локальную модель?
Это зависит от требований к безопасности, инфраструктуре и хранению данных.
Нужна ли интеграция с другими программами?
Для компаний, использующих 1С, CRM, ERP или электронную подпись, интеграция позволяет сократить ручную работу.
Как сравнить несколько решений?
Сформируйте требования и оцените системы по функциональности, безопасности, интеграциям, масштабируемости и полной стоимости владения.
Да, если системы поддерживают поэтапное увеличение числа рабочих мест.
Что выбрать — облачную или локальную модель?
Это зависит от требований к безопасности, инфраструктуре и хранению данных.
Нужна ли интеграция с другими программами?
Для компаний, использующих 1С, CRM, ERP или электронную подпись, интеграция позволяет сократить ручную работу.
Как сравнить несколько решений?
Сформируйте требования и оцените системы по функциональности, безопасности, интеграциям, масштабируемости и полной стоимости владения.
Выбор и покупка СЭД — непростая задача, особенно если у вас нет опыта внедрения такой системы или вы не уверены в правильности выбора. Обратитесь в компанию «Анарта»! Мы ответим на все ваши вопросы по покупке СЭД и поможем с внедрением ИИ для работы с документами, цифрового архива или системы управления корпоративным контентом.
Остались вопросы? Оставьте заявку на консультацию и мы их подробно обсудим