Система электронного документооборота обеспечивает управление документами, процессами и контролем исполнения

Каждый документ в компании проходит несколько этапов: его создают и регистрируют, отправляют на согласование, дорабатывают, подписывают и передают ответственным сотрудникам. Вместе с документом появляются задачи и сроки. Если информация о них хранится в почте, таблицах и разных программах, легко потерять статус конкретной задачи или пропустить дедлайн.

СЭД собирает работу с документами и задачами в одном месте. В системе можно настроить согласование, отслеживать сроки, хранить историю изменений и ограничивать доступ. Она также может связывать документы с другими бизнес-процессами и автоматизировать рутинные действия. Об этом и поговорим сегодня.

СЭД упрощает ежедневную работу с документами: их регистрируют, назначают маршрут, отправляют на согласование и подписание, а сотрудники получают доступ именно к нужным документам в рамках своих полномочий.

Ключевое преимущество СЭД в том, что руководитель в любой момент видит статус задачи, ответственных лиц, сроки и задержки. Система собирает эту информацию автоматически, поэтому все необходимое не приходится выяснять в мессенджерах, по телефону или выуживать из ежедневных отчетов.

Современная СЭД поддерживает регистрацию корреспонденции, шаблоны документов, согласование и подписание, постановку задач, хранение и поиск, контроль сроков, версии, права доступа и отчеты. Документ можно вести от регистрации до архива, сохраняя его историю и связанные данные. При этом маршруты настраивают под конкретные процессы: например, договор может проходить через юриста, финансиста и руководителя, а закупка или приказ — уже по другому сценарию.

Давайте разберем ключевые этапы работы с документом в СЭД.

Регистрация задает документу понятное место внутри системы. Фиксируются: номер, дата, тип документа, автор, контрагент и другие необходимые сведения. Раньше вся эта информация вносилась вручную в сводные каталоги документации. Сегодня этим занимается СЭД, причем на 99% делает это автоматически, экономя десятки часов рутины в месяц и облегчая всю дальнейшую работу.
После регистрации документ можно передать сотрудникам по заданному маршруту: договор идет на проверку юридическим отделом, финансистами, затем — на подпись и так далее. Каждый следующий этап фиксируется в системе, поэтому сотрудникам не приходится поддерживать отдельную переписку по ходу согласования.

Согласование тоже становится прозрачнее: участник получает задачу, открывает документ, оставляет замечание или подтверждает согласование. Система может запускать последовательное или параллельное согласование для экономии времени, а уведомления напоминают об установленном сроке.

Подписание связывает рабочий процесс с юридической стороной электронного документа. В зависимости от конкретного сценария используется соответствующий вид электронной подписи, включая квалифицированную электронную подпись. Поддержка ЭЦП и фиксация действий с документом позволяют выстраивать юридически значимый электронный документооборот.

Хранение тоже становится частью управляемого процесса. Документы остаются в едином пространстве, а быстрый поиск позволяет находить сведения по реквизитам или содержимому. У многих систем управления корпоративным контентом, например, у «Анарты» дополнительно предусмотрен интеллектуальный поиск по смыслу документов.

Механизм управления документами заключен в автоматизации описанных выше этапов работы с документами.

Здесь нужно отметить, что управление документами в организации — это важный процесс управления бизнес-процессами. Потому что каждый документ, так или иначе, отражает состояние каких-либо бизнес-процессов: закупок, поставок, выполненных работ, финансовых операций. Документы также формализуют и фиксируют внутренние процессы в компании: начало работы над задачей, назначение ответственного лица, выполненный этап, верификация правильности документов и т.д.

Управление документом начинается задолго до архива. В компании его сначала создают или получают, затем регистрируют, редактируют, согласуют и подписывают. И на каждом этапе могут появляться новые сведения, версии и связанные материалы. Система фиксирует этот путь, тем самым, документируя и все процессы, происходящие в компании.

Для крупного бизнеса такая детализация становится особенно заметной. При сотнях и тысячах документов в месяц человеческая память перестает быть надежным способом учета. Программное решение берет на себя рутинную фиксацию операций и освобождает сотрудников от постоянного ручного контроля.

Создание типовых документов можно ускорить за счет шаблонов. Сотрудник выбирает нужный вид документа, заполняет предусмотренные поля и запускает дальнейшую обработку. Такой сценарий хорошо работает с договорами, приказами, служебными записками, заявками и другими повторяющимися формами.

В СЭД также, как правило, реализована версионность. Дело в том, что в рабочем процессе договор может пройти несколько редакций:

• юрист внес правку;
• финансовый специалист добавил замечание;
• руководитель попросил изменить отдельный пункт.

Система сохраняет историю версий, поэтому изменения можно отслеживать в рамках одного документа. Подобная функциональность входит в число распространенных возможностей современных систем электронного документооборота.

В системе документы помещаются в единое хранилище. Сведения о документе, права доступа, поиск и работа с корпоративным контентом связаны с ним в рамках одной системы.

СЭД автоматизирует работу с документом на протяжении всего жизненный цикла, от создания до архивного хранения. Для организаций с большим объемом документации такой подход помогает сохранить порядок даже тогда, когда сотрудники, подразделения и внутренние правила со временем меняются.

Как мы уже отметили, документы — это формализованное представление бизнес-процессов в компании, такое, своего рода, материализованное действие.

Например, подписанный договор может запустить закупку, утвержденная заявка — оплату, а приказ — выполнение поручений несколькими подразделениями. Т.е. каждый документ так или иначе привязан к конкретным задачам конкретных сотрудников организации.

Если связанные задачи ведутся отдельно от документа, сотрудникам приходится вручную отслеживать их выполнение: читать письма, ставить напоминания, пересылать файлы и уточнять статус у коллег. При большом количестве таких операций возрастает административная нагрузка.

СЭД напрямую «склеивает» документ с процессом. В современных решениях для этого применяют встроенные механизмы BPM, маршрутизацию и автоматизацию задач. Что это за процессы?

Маршрут документа определяет, кто и в какой момент должен выполнить действие с документом или связанную с ним задачу. Для договора это может быть юрист, финансовый специалист и руководитель. Акт подписывают исполнитель и принимающая сторона. Для комплексных контрактов маршрут прохождения документа может охватывать множество людей.

На каждой «остановке» документа, сотрудник должен его прочитать, возможно, внести правки и в итоге согласовать. В СЭД согласования множества сотрудников выполняются одновременно или последовательно. Логика простая: если согласования независимы (например, юридический и финансовый отделы), то их можно выполнить параллельно. Если же речь об иерархии согласований, то маршрут выстраивается последовательный.

Далее — контроль сроков. Как это работает? Система фиксирует дату, ответственное лицо и состояние задачи. Уведомления напоминают ответственным лицам о работе, а отчеты помогают руководителю увидеть просрочки и нагрузку подразделений. Такой контроль относится к базовым задачам современных систем электронного документооборота.

Отдельное значение имеют поручения. Руководитель может связать задачу с конкретным документом и назначить исполнителя. В результате поручение не растворяется в протоколе встречи и не теряется в длинной цепочке писем.

Для компании это дает довольно практичный эффект: движение документов становится видимым, а контроль исполнения превращается в часть самого процесса.

Глобально — бесперебойное функционирование всех процессов в организации. В том смысле, что не должно быть незадокументированных процессов, как не должно быть и документов, не относящихся к конкретным процессам и решениям.

Хорошая система должна выдерживать обычную рабочую нагрузку компании и при этом защищать информацию. Речь идет о документах, договорах, финансовых данных, внутренних распоряжениях, персональной и другой корпоративной информации.

А также: надежность, безопасность, доступность и юридическая значимость каждого документа. Что здесь имеется в виду?

С надежностью все, в общем, понятно. Система СЭД должна обеспечивать сохранность документов как при обычной эксплуатации, так и при сбоях инфраструктуры. Для этого используют резервное копирование, механизмы восстановления и журналирование действий.

Под безопасностью обычно понимают две вещи:

• безопасное хранение;
• кибербезопасность.

И то, и другое достигается использованием профессиональных СЭД и грамотно выстроенной инфраструктурой.

Доступность — это возможность заинтересованного сотрудника получить доступ к документу. При этом обязательным требованием является разграничение доступа, в зависимости от должности, предоставленных прав, подразделения или стажа работы.
В целом, реализация доступности зависит от модели развертывания. Одной компании подходит On-Premise в собственном закрытом контуре, другой удобнее облачное решение. Система «Анарта» поддерживает оба варианта, что позволяет учитывать требования к инфраструктуре и внутренним правилам организации.

Юридическая значимость зависит от конкретного вида документа, способа его подписания и применяемых требований. Электронная подпись здесь играет центральную роль. Для юридически значимого электронного обмена также важны корректная идентификация подписанта, целостность документа и возможность подтвердить историю его обработки.

Наконец, система должна оставаться понятной сотруднику. Сложная настройка на стороне администратора допустима, но ежедневная работа пользователя должна быть простой и очевидной в каждом действии. Иначе автоматизация начинает создавать собственную рутину.

Функциональность СЭД лучше оценивать через реальные рабочие действия. Сотруднику нужно создать документ, найти договор, согласовать заявку, подписать файл или проверить поручение. Руководителю требуется контроль. ИТ-службе - надежность и интеграции.

Поэтому системы электронного документооборота обычно объединяют в себе несколько функциональных блоков:

В системе «Анарта» набор возможностей дополнен интеллектуальным поиском, OCR, единым хранилищем данных, гибкими правами доступа и подключением к ERP, СЭД и другим корпоративным системам.

Электронная подпись позволяет легитимизировать документальный процесс непосредственно в цифровой среде. В зависимости от сценария применяются разные виды ЭП, а система должна корректно работать с выбранным способом подписания.

Электронный архив отвечает за длительное хранение и последующую работу с документами. Для компании особенно полезен быстрый поиск, когда нужный файл можно найти по номеру, дате, контрагенту или содержанию.

Уведомления закрывают небольшую, но раздражающую часть ежедневной работы. Сотруднику приходит задача, напоминание или сообщение об изменении статуса документа, освобождая от необходимости рутинных проверок статуса. А руководитель получает информацию о том, как идут процессы, без постоянного сбора данных вручную и «опроса свидетелей».

Наконец, отчеты дают общую картину, так сказать, с высоты птичьего полета. По ним можно увидеть сроки обработки, количество документов, нагрузку на сотрудников, просрочки и другие показатели. Для управления это гораздо полезнее набора отдельных сообщений в почте.

Гибкие права доступа позволяют разделить доступ к информации по ролям:

• один сотрудник работает с договорами своего подразделения;
• другой видит финансовые документы;
• руководитель получает более широкий доступ.

Такая настройка одновременно повышает порядок и безопасность.

Исходя из описанной выше функциональности СЭД, можно сформулировать и требования к выбору этой системы.

Здесь нужно предостеречь от выбора системы исключительно путем сравнением списка функций. На деле, две программы управления документами могут иметь идентичные пункты в презентации и совершенно по-разному вести себя после внедрения.

Смотреть стоит на то, насколько решение вписывается в инфраструктуру компании, как будут меняться процессы после настройки и насколько легко система развивается вместе с бизнесом.

Далее разберем этот момент более детально.

Первое и очевидное — это интеграции. Интеграции особенно важны там, где уже используются 1С, ERP, CRM, корпоративные базы и операторы ЭДО. Без связи между системами сотрудникам приходится переносить данные вручную. А это все та же рутина и высокая вероятность ошибки. Т.е. ровно то, от чего мы хотим уйти, внедряя СЭД.

Идеально, если система бесшовно интегрируется с корпоративными системами, подхватывает данные на лету и сама формирует все недостающие метаданные. Например, так делает система управления контентом «Анарта». Решение предусматривает коннекторы к ERP, СЭД, ServiceDesk, базам данных и другим элементам ИТ-ландшафта.

Масштабируемость нужна на перспективу. Сегодня в системе работает один отдел, через год — четыре. Сегодня филиал в одном городе, завтра — по всей области. Хорошая архитектура СЭД позволяет расширять бизнес, не думая о том, что внутренние процессы документооборота поломаются.

Есть и человеческая сторона внедрения. Сотрудники принимают систему быстрее, когда интерфейс и маршруты соответствуют привычной логике работы. Обучение все равно потребуется, особенно при изменении процессов, но оно не должно превращаться в многонедельное изучение сложной инструкции.

Для крупного бизнеса имеет значение и способ установки. On-premise решение позволяет разместить систему внутри закрытого контура, без доступа извне. Правда, в этом случае нужно развернуть собственную инфраструктуру. Облачная модель внедряется быстрее и не требует собственного оборудования, поэтому дешевле. С другой стороны, ваша организация становится зависимой от доступности стороннего решения. В некоторых отраслях это неприемлемо.

Окончательный выбор зависит от требований компании, политики безопасности и ИТ-ресурсов.

Чтобы оценить эффективность, нужно для начала оценить скорость выполнения задач до внедрения. Замерить повседневные показатели, а спустя месяц-два после внедрения повторить замеры.

Что измерять?

• среднее время согласования;
• долю просроченных поручений;
• количество возвратов на доработку;
• скорость поиска документов;
• объем ручной обработки.

Результат внедрения хорошо будет виден по изменениям цифр. Сотрудники быстрее находят документы, согласующие вовремя получают задачи, руководитель видит состояние процессов, а служба контроля может восстановить историю работы с документом.

При этом одну цифру все же нельзя считать универсальным показателем. Для юридического отдела важна скорость согласования договора, для канцелярии обработка входящей корреспонденции, для руководителя контроль поручений, для архива надежность хранения и поиска. Смотрите в комплексе.

Если вы планируете внедрение или развитие электронного документооборота, начните с изучения конкретных процессов документооборота в компании. Определите, где теряется время, какие документы сложнее всего контролировать, где возникают ошибки и какие системы уже используются.
Да, это сложный и довольно ресурсоемкий процесс. Поэтому проще выполнить его вместе с теми, кто уже имеет опыт автоматизации документооборота.