Как строительная СРО упростила процессы ведения досье участников, контроля документов, сроков и автоматизации проверок

Саморегулируемая организация Чувашии в сфере строительства объединяет сотни компаний и ежедневно работает с большим объёмом документов: заявлениями о вступлении, выписками, договорами страхования, сведениями о специалистах НРС, отчетностью, актами проверок, решениями дисциплинарных органов и перепиской с членами СРО.

По мере роста количества участников увеличивалась нагрузка на специалистов, отвечающих за ведение реестра, проверки и контроль соответствия требованиям.

Для каждого члена СРО формируется большое досье. Документы поступают в разное время, регулярно обновляются и имеют разные сроки действия. Сотрудникам необходимо контролировать:

• наличие обязательных документов;
• актуальность сведений о компании;
• сроки действия договоров страхования;
• наличие специалистов в Национальном реестре специалистов;
• результаты плановых и внеплановых проверок;
• выполнение предписаний;
• решения дисциплинарной комиссии;
• историю переписки и изменений.

Даже если документы хранятся в электронном виде, проверка досье компании требует значительного количества ручной работы. Специалисту приходится открывать документы один за другим, находить необходимые сведения, сверять даты и переносить данные в учетную систему. Особенно много времени занимает подготовка к проверкам и формирование полной картины по конкретному члену СРО.

Для автоматизации работы была внедрена «Анарта ECM». В системе для каждой строительной компании создается единое электронное досье, объединяющее все связанные с ней документы и процессы. В карточке члена СРО могут храниться:

• заявление и документы о вступлении;
• учредительные документы;
• сведения из государственных реестров;
• договоры страхования;
• документы о специалистах;
• сведения НРС;
• документы об уплате членских и иных взносов;
• акты проверок;
• предписания;
• ответы на предписания;
• протоколы дисциплинарной комиссии;
• решения коллегиальных органов;
• переписка;
• другие документы организации.

Все материалы связаны с карточкой конкретного участника и доступны сотрудникам в соответствии с их полномочиями.

Следующим этапом стало использование искусственного интеллекта.
При загрузке документов «Анарта ECM» определяет их тип и автоматически извлекает основные сведения.
Например, из договора страхования система может получить:

• страховую компанию;
• номер договора;
• дату заключения;
• срок действия;
• страховую сумму.

Из документов о специалистах:

• ФИО;
• должность;
• квалификацию;
• номер записи в НРС;
• дату действия соответствующих сведений.

Из выписок и регистрационных документов:

• ИНН;
• ОГРН;
• наименование;
• руководителя;
• юридический адрес.

Полученные сведения используются как реквизиты карточки и могут автоматически участвовать в дальнейших бизнес-процессах. Таким образом специалисту не требуется вручную переносить основные данные из каждого документа.

Одним из ключевых сценариев стала проверка актуальности документов.
Система контролирует сроки действия документов и заранее формирует задачи ответственным сотрудникам. Например:

• за 30 дней до окончания договора страхования система создает задачу проверить получение нового договора;
• при отсутствии обязательного документа формируется уведомление ответственному специалисту;
• при приближении плановой проверки система автоматически собирает досье компании и показывает, каких сведений не хватает.

В результате сотрудникам больше не нужно вести параллельные таблицы Excel и самостоятельно отслеживать сотни контрольных дат.

Ранее перед проверкой специалисту необходимо было вручную собирать документы компании из разных папок и систем. После внедрения «Анарта ECM» система формирует единое досье участника.
Сотрудник сразу видит:

• основные сведения о компании;
• статус членства;
• действующие документы;
• документы с истекающим сроком;
• историю предыдущих проверок;
• выявленные нарушения;
• выданные предписания;
• выполнение требований;
• решения дисциплинарных органов.

ИИ дополнительно может подготовить краткую сводку:
«Покажи основные изменения по компании за последний год».
«Какие документы требуют обновления?»
«Были ли у компании нарушения по результатам предыдущих проверок?»
«Подготовь краткую справку для проверяющего».
Это позволяет сотруднику начинать проверку уже с готовой информационной картины, а не с поиска документов.

«Анарта ECM» используется не только как архив документов, но и как система управления процессами. При выявлении нарушения автоматически запускается маршрут:
акт проверки → регистрация нарушения → запрос пояснений → рассмотрение → решение комиссии → контроль исполнения.
Все документы и действия сохраняются в карточке компании. При повторном нарушении сотрудник может сразу увидеть предыдущие решения и историю взаимодействия с членом СРО.

В результате внедрения «Анарта ECM» СРО получает единое цифровое пространство для работы со всеми документами участников. Система позволяет:

• сформировать единое электронное досье каждого члена СРО;
• автоматически распознавать и классифицировать поступающие документы;
• извлекать данные без ручного ввода;
• контролировать сроки действия документов;
• проверять комплектность досье;
• автоматизировать подготовку к проверкам;
• вести историю нарушений и предписаний;
• автоматизировать процессы контрольного и дисциплинарного комитетов;
• использовать ИИ для анализа документов и подготовки справок;
• работать с нормативной базой СРО на естественном языке.

В результате специалисты тратят меньше времени на поиск, проверку и перенос информации из документов, а СРО получает более прозрачный контроль за соответствием своих участников установленным требованиям.