Управление документами в современной организации: принципы, процессы и решения 1С

Как управлять документами в современной организации, чтобы нужный договор или приказ находился вовремя, быстро проходил согласование по понятному маршруту, не терялся между подразделениями, а вся история работы с ним сохранялась?

Разбираемся с принципами организации данных и процессов в управлении документооборотом.

Документ в организации существует с конкретной целью: именно он фиксирует решение, на основании которого действует компания в различных ситуациях. Например:

• договор определяет условия работы с клиентом;
• приказ закрепляет управленческое решение;
• счет запускает финансовую операцию;
• техническая документация задает параметры проекта.

При этом поток документов в активно работающей организации пополняется непрерывно. Проблемы начинаются в тот момент, когда этот поток перестает быть управляемым.

Часто схема хранения электронных документов в организации вообще не подразумевает какой-то управляемости. Файлы просто сохраняются по папкам в зависимости от степени организованности и ответственности того или иного сотрудника. Единого порядка создания, хранения, передачи и подписания документов не установлено. Надо ли говорить, что рано или поздно это приведет к проблемам?

Если добавить человеческий фактор, то все еще больше усугубляется. Один сотрудник внес правку, другой отправил файл дальше по цепочке, третий сохранил его под новым названием и внес что-то от себя. Какая из версий правильная и какую именно следует подписывать? А если потом снова придется внести правки, не получится ли так, что их внесут не в последнюю подписанную версию, а в предыдущую? Тем самым, вероятно, заложив бомбу замедленного действия.

Очевидно, что грамотное управление документами начинается именно с упорядочения процессов в компании. Дальше — подробно.

Хорошо организованная работа с документами начинается не с папок, а с процессов. У каждого документа есть жизненный цикл:

• создание;
• проверка;
• согласование;
• подписание;
• исполнение;
• хранение;
• архивирование или уничтожение.

Если договор неделю лежит у руководителя, система управления документами должна показывать это, а не заставлять секретаря обзванивать всех участников согласования. При этом каждый документ должен быть однозначно сопоставлен с конкретной задачей. Каждая задача документирована, и каждый документ привязан к конкретным действиям.

В этом и заключается практический смысл управления документооборотом. Руководитель видит не только сам файл, но и его состояние и все связанные с ним бизнес-процессы. Сотрудник понимает, что ему нужно сделать. Юрист видит актуальную редакцию. Архив хранит историю.

При грамотном управлении документами всегда понятно, кто несет ответственность за те или иные действия, что конкретно делалось и по какой причине, кто и как проконтролировал процесс выполнения и результат. Т.е. документация — это такой подробный чек-лист, по которому можно детально отследить абсолютно всю деятельность организации.

Зачем нужна такая прозрачность, пояснять не надо. Системность в документах исключает ошибки, злоупотребления, защищает организацию от проверок различных органов и помогает выстраивать долговременные отношения с контрагентами.

Есть и менее очевидный эффект. Когда информация хранится в системе, компания меньше зависит от памяти конкретного сотрудника. Наконец, это просто удобно, быстро и красиво.

Управление документами в современных компаниях обычно строится вокруг нескольких базовых принципов:

• системность;
• регламенты;
• доступность;
• сохранность;
• юридическая значимость.

Давайте разберем их детально.

Системность нужна для того, чтобы документы не существовали сами по себе. Договор связан с контрагентом и заявкой, счет с договором, приказ с исполнителем, проектная документация с конкретным объектом или этапом работ.

Регламентация отвечает уже за порядок действий. Не каждый документ должен проходить через пять руководителей. Где-то достаточно одной проверки, а для договора на крупную сумму понадобится участие юриста, финансовой службы и руководителя.

Слишком длинные маршруты тоже вредны. Если согласование занимает несколько дней из-за формального шага, сотрудники начинают обходить систему. Документ отправляют напрямую по электронной почте, а потом пытаются вернуть его в общий контур.

Доступность не говорит о том, что все документы должны быть открыты всем. Скорее наоборот. Сотрудник должен быстро получать то, что относится к его работе, и не иметь доступа к информации, которая ему не нужна.

Например, в системе управления контентом «Анарта» это решается через гибкое разграничение прав на основе ролей. Права можно назначать на действия и объекты, поэтому доступ определяется не только фактом наличия учетной записи, но и полномочиями конкретного пользователя.

Далее — принцип сохранности. Файл можно случайно удалить, заменить, отправить не тому человеку. При большом количестве документов такие случаи перестают быть исключением. Но документ не должен теряться безвозвратно из-за единственной человеческой ошибки! Поэтому корпоративная система должна сохранять версии документа и историю действий, использовать права доступа и правила хранения.

Юридическая значимость важна для подтверждения факта подписания, целостности и аутентичности документа. Т.е. система управления документами должна обеспечивать технические средства для подписания документов и проверки цифровой подписи, чтобы каждый документ в системе был юридически значим.

В следующих разделах разберем, как организовать работу с документами в компании так, чтобы все эти принципы соблюдались.

Документы проходят через организацию постоянно. Одни появляются внутри компании, другие приходят от клиентов и поставщиков, третьи формируются автоматически в учетных системах.

При ручном подходе каждый этап добавляет риск. Файл забыли отправить. Согласование затянулось. Подписан не тот вариант. Документ сохранили под непонятным именем. Случайности? Да. Но каждая случайность — это потенциальные потери для компании.

Поэтому организовать работу с документами нужно так, чтобы рабочие процессы в компании не зависели от случайностей.

Жизненный цикл документа удобно рассматривать как единую цепочку.

• Сначала появляется документ. Это может быть договор, служебная записка, приказ, счет, акт, технический файл и т.д.
• Затем документ регистрируют и добавляют необходимые реквизиты. После этого документ отправляется по маршруту согласования.
• На каждом шаге система фиксирует состояние. Кто получил документ, кто уже согласовал, у кого он находится, были ли замечания, какая редакция сейчас действует.
• После утверждения документ подписывают и передают дальше — туда, где он уже нужен в работе. В зависимости от ситуации он становится основанием для выполнения задачи, уходит в бухгалтерию, сопровождает исполнение договора или отправляется на хранение.

Вся эта цепочка является неотъемлемой частью самого документа. Поэтому современные системы управления корпоративными документами работают не только с содержимым файлов. Дополнительно они сохраняют метаданные: авторство, связи между документами, версии и историю действий.

Например, в решениях «Анарта» можно объединить документы, архивы и связанные бизнес-процессы в единой цифровой среде. Платформа поддерживает единое хранилище, встроенный BPM, полнотекстовый поиск и гибкую настройку прав доступа.

Отдельно стоит упомянуть распознавание документов. OCR считывает информацию со сканов, фотографий и других изображений, превращая их из обычных картинок в данные, с которыми уже можно работать: искать нужный фрагмент, копировать сведения и использовать их дальше в системе. Тем самым можно привести к описанной форме управления документами и весь старый бумажный архив, который годами накапливался в компании.

Элементы того, что я описал выше, вполне применялись и в бумажном документообороте. Однако именно электронное управление документами меняет сам способ работы с информацией. Документ можно найти по содержанию, реквизитам или связи с другими объектами — это называется семантический поиск. Сегодня его можно быстро выполнить с помощью ИИ, т.к. нейросеть хорошо понимает даже запросы, заданные в свободной форме.

Автоматизация большинства операций в документообороте имеет первостепенное значение. Чем меньше ручных действий выполняет сотрудник, тем меньше возможностей ошибиться. Согласитесь, если реквизиты документа можно распознать автоматически за секунду, нет смысла заставлять бухгалтера перепечатывать их из скана.

При этом автоматизация не должна превращаться в попытку автоматизировать все подряд.

Во-первых, не нужно автоматизировать действия, которые должен выполнять человек: финальное визирование, подписание, пересылку документов контрагентам. Любое действие, которое будет иметь юридические последствия, должен подтверждать человек.

Во-вторых, если сам бизнес-процесс выстроен неэффективно, программа просто начнет выполнять неэффективную последовательность действий быстрее. Но зачем плодить риски быстрее? Правильнее начать с переосмысления процессов работы с документами в организации.

Поэтому перед внедрением системы полезно посмотреть на реальные маршруты: где документ задерживается, какие действия повторяются, какие согласования не дают результата, где сотрудники постоянно переключаются между программами. И только потом настраивать автоматизацию.

Решения «1С» давно используются во многих компаниях как основа учетных и управленческих процессов. Поэтому логично, что документы тоже хочется связать с этой средой.

На практике здесь встречаются два разных сценария. В одном случае компания использует возможности конкретных решений «1С» для работы с документами. В другом — связывает «1С» с отдельной корпоративной системой, которая берет на себя более широкий контур управления контентом и процессами. Одной из таких систем является «Анарта».

Оба подхода имеют право на жизнь. Выбор зависит от задач организации, объема документов и уже существующей ИТ-инфраструктуры.

Решения «1С» позволяют организовать работу с документами в связке с учетными данными, задачами и другими процессами. Это особенно удобно там, где документ тесно связан с хозяйственной операцией.

Например, договор связан с контрагентом, счет — с оплатой, акт — с выполненной работой. Если сотруднику приходится постоянно переносить сведения между несколькими программами, появляется лишняя ручная работа.

Так вот интеграция той или иной ECM сокращает количество таких рутинных операций. При этом сама «1С» остается частью общей информационной системы, а документы и процессы могут управляться в специализированной среде абсолютно прозрачно и без изменения привычных рабочих последовательностей.

Для «Анарта» такой подход принципиален. Платформа предусматривает готовые коннекторы к «1С» и возможность обмена данными через REST API. Благодаря этому ее можно встроить в существующий ИТ-ландшафт, а не выстраивать всю инфраструктуру с нуля.

Получается удобная и функциональная схема работы: «1С» отвечает за свои данные и учетные операции, а система управления документами — за документы, маршруты, архив и связанные процессы.

Остался ключевой вопрос, последний в этой статье: как выбрать систему управления электронными документами в организации?

На рынке представлено множество вариантов. Подробное сравнение возможностей и стоимости оставим на следующий раз. Вместо этого я просто приведу ключевые принципы выбора.
И первое, что нужно сделать еще до того, как вводить в поисковую систему запрос, это разобрать собственную ситуацию:

• сколько документов проходит через компанию за месяц;
• где они сейчас хранятся;
• сколько времени занимает согласование договора;
• какие документы чаще всего теряются;
• сколько систем используют сотрудники;
• где находится архив;
• какие подразделения должны иметь доступ к одним и тем же данным.

После такого аудита требования к систему управления корпоративной документацией становятся гораздо понятнее.

При выборе системы управления документами мы рекомендуем проверить несколько вещей:

• интеграцию с «1С» и другими корпоративными системами;
• возможность поиск по содержимому и реквизитам;
• возможности ИИ-поиска;
• работу со сканами и OCR;
• гибкая настройка маршрутов согласования;
• поддержку электронных подписей от основных провайдеров;
• поддержку версионности документов и истории изменений;
• гибкие настройки прав доступа;
• электронное и долговременное архивирование;
• возможность работы On-Premise или в облаке;
• инструменты автоматизации бизнес-процессов;
• возможности миграции уже накопленных данных.

Еще один момент — масштабирование. Компания редко остается такой же, какой была в день внедрения. Через пару лет появляются новые подразделения, дополнительные процессы, больший объем данных. Поэтому корпоративная система должна позволять расширять функциональность без полного пересмотра архитектуры.

Документы в компании никуда не исчезнут. Их станет только больше. Поэтому вопрос уже не в том, нужна ли организациям система управления документами, а в том, насколько хорошо она впишется в существующие процессы.

В «Анарта» мы помогаем пройти этот путь без попытки перевернуть всю ИТ-инфраструктуру сразу. Анализируем текущий документооборот, определяем задачи, подбираем сценарий интеграции с «1С» и другими системами, помогаем перенести накопленные данные, и постепенно переводим процессы в управляемую цифровую среду.