Этапы документооборота в организации: порядок движения документов в делопроизводстве

Разберем, какие этапы проходит документ в организации, чем отличаются маршруты входящих, исходящих и внутренних бумаг и как описать и автоматизировать этот процесс.

Документооборот — это путь документа от создания или получения до исполнения и хранения. В него входит подготовка, регистрация, согласование, подписание, отправка, контроль и передача в архив.

Объем документов растет вместе с бизнесом. Договоры, счета, приказы, заявления и служебные записки накапливаются. Если маршруты не описаны, каждый отдел ведет их по-своему, и часть бумаг и файлов выпадает из общего учета. Сделки задерживаются, нужный документ ищут часами, а участники документооборота тратят время на уточнения. Организация документооборота начинается с фиксации маршрутов и ответственных.

Движение документов делят на три потока. Входящие поступают извне, исходящие создают в самой организации и отправляют контрагентам, ну а внутренние документы ходят между сотрудниками и подразделениями. У каждого потока свой маршрут, но логика работы с документами общая.

Простыми словами, делопроизводство — это работа с документами: оформление, регистрация, контроль и хранение. Документооборот показывает, как документы движутся между исполнителями. Документ или файл появляется в компании, его учитывают, передают ответственному, исполняют и убирают в дело. Если закрепить эти шаги в четко прописанной инструкции, то порядок перестает зависеть от конкретного сотрудника. Система становится автономной и не зависящей от конкретных исполнителей.

Документ в организации проходит несколько стадий. Стоит пренебречь одной из них — и бумага зависает между отделами, а сроки срываются.

Рассмотрим все ключевые стадии работы с документами по порядку.

Создание или получение. Документ готовят в компании или принимают от контрагента, проверяют комплектность и вложения.

Регистрация. Документу присваивают номер и дату и фиксируют его в журнале или системе. В федеральных органах документы регистрируют в день поступления или на следующий рабочий день (Постановление Правительства РФ № 477). Для частной компании это разумный ориентир — затягивать учет не стоит.

Рассмотрение. Руководитель изучает документ и накладывает резолюцию. В ней указаны исполнитель и срок.

Исполнение и контроль. Сотрудник выполняет поручение — готовит ответ, подписывает акт, проводит оплату. Ответственный за документооборот следит, укладывается ли он в срок, и напоминает о дедлайне.

Хранение и архивирование. Исполненный документ подшивают в дело, а его дальнейшую судьбу решает срок хранения.

Детализация стадий зависит от вида документа и масштаба компании. В небольшой фирме часть шагов совмещают, но вести учет документов и контролировать сроки в документообороте нужно всегда.

Маршрут документа в документообороте зависит от того, откуда он пришел и куда направляется. Разница в точке входа, в ответственных и сроках.

Входящие документы компания получает извне, исходящие создает сама, а внутренние не выходят за ее пределы. К внутренним относятся приказы, служебные записки, протоколы. Логика у всех потоков похожа, но входящие требуют внешнего ответа, поэтому срывы сроков здесь заметнее.
Один потерянный входящий — и сроки по договору уже под угрозой. Чаще всего ошибки возникают там, где потоки смешивают и теряют контроль над входящими.

Благодаря регистрации документооборот становится управляемым. Каждому документу присваивают уникальный номер и дату, а данные заносят в журнал или систему. Без регистрации было бы сложно доказать, что документ действительно получен, и понять, на какой стадии обработки он находится.

Регистрировать удобнее в одном месте. Тогда документ не задерживается у сотрудника и не теряется при передаче, а общий учет упорядочивает документооборот. Для входящих фиксируют дату поступления и корреспондента, для исходящих — адресата и дату отправки.

Контроль исполнения начинается с резолюции. Руководитель указывает исполнителя и срок. Сотрудник, отвечающий за документооборот, ставит документ на контроль, напоминает о дедлайне и снимает с контроля только после фактического исполнения. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 для этого есть отдельные реквизиты — резолюция и отметка о контроле. Как исполненный документ попадает в архив, разберем ниже.

Согласование нужно, когда документ затрагивает интересы нескольких подразделений. Именно здесь бумаги чаще всего и застревают. Проект рассылают согласующим, они ставят визы или замечания, а спорные вопросы решают до подписания. Чем больше участников документооборота, тем важнее четкий маршрут и понятный срок на каждом шаге.

Подпись придает документу силу. Ставит ее руководитель или уполномоченное лицо, а в электронном виде используют электронную подпись. Согласование и подписание — звенья одной цепочки. Задержка на любом из них тормозит весь процесс.

После подписания документ регистрируют и передают исполнителям, отмечая, у кого остается оригинал. Внутренний документ направляют адресатам по списку, исходящий отправляют контрагенту и подшивают копию в дело. Скорость документооборота на этом шаге зависит от того, насколько быстро подписант получает бумаги и возвращает их.

Когда работа завершена, документ нельзя просто убрать в ящик. Исполненные документы группируют в дела по номенклатуре, то есть по перечню дел с указанием сроков хранения. Так проще искать нужное и готовить дела к передаче в архив.

Сроки хранения зависят от вида документа. Первичные учетные документы и бухгалтерскую отчетность хранят не менее пяти лет (Федеральный закон № 402-ФЗ). Документы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения работы с документом, а документы со сроком хранения «Постоянно» в организациях, не передающих дела в государственный архив, хранят не менее 10 лет (Приказ Росархива № 236).

Хранение — обязательная часть документооборота. Организация должна обеспечивать сохранность архивных документов (Федеральный закон № 125-ФЗ). Передача в архив завершает документооборот. По истечении срока хранения документы передают в архив или уничтожают в установленном порядке.

Более подробно о правилах создания электронного архива документов мы рассказывали в этой статье.

Чтобы документооборот работал, его сначала описывают, а только потом автоматизируют. Порядок действий такой:

• Составьте перечень документов и разделите их на входящие, исходящие и внутренние.
• Опишите маршрут каждого типа: кто создает, согласует, подписывает и исполняет.
• Назначьте ответственных и сроки на каждом шаге.
• Зафиксируйте правила в инструкции по работе с документами и номенклатуре дел.
• Настройте регистрацию и контроль в единой системе.

Для автоматизации выбирайте процесс, который часто повторяется, затрагивает несколько человек и привязан к жестким срокам. Обычно это договоры и входящая корреспонденция.

Автоматизация электронного документооборота на уровне всей организации так и называется: системы электронного документооборота или СЭД. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет согласование, хранит версии и историю, напоминает о сроках и снижает риск потери бумаг. Юридическую значимость электронным документам придает электронная подпись. По закону документ с корректной подписью может быть равнозначен бумажному.

Эффект от внедрения ЭДО виден уже на первых неделях, а сотрудники постепенно привыкают к новому порядку. Документооборот становится прозрачным, а автоматизация документооборота делает соблюдение правил обязательным и не требующим явных действий со стороны сотрудников. Более того, внедрение ИИ в процессы документооборота позволяет ускорить и оптимизировать многие процессы в компании.