Положение об электронном архиве организации: образец, структура и порядок утверждения

Электронный документооборот сокращает объем бумажных дел, но не отменяет требований к сохранности и срокам хранения документов. Чтобы правила работы с цифровыми материалами были едиными, компании закрепляют их во внутреннем нормативном акте — положении об электронном архиве. Этот документ определяет, какие файлы передаются в архив, кто отвечает за их прием, где они хранятся, как разграничивается доступ и что происходит после окончания установленных сроков.

Давайте ознакомимся с деталями этого документа.

Положение об архиве — локальный нормативный акт, который описывает порядок комплектования, хранения и использования архивных материалов. Для электронных документов в нем дополнительно закрепляют требования к форматам файлов, метаданным, электронной подписи, информационным системам, резервному копированию и контролю целостности.

Положения этого документа связывают делопроизводство, ИТ, информационную безопасность и подразделения, непосредственно создающие документы. Поэтому образец положения обычно включает распределение обязанностей между ответственным за архив, владельцами информационных систем и сотрудниками, передающими материалы на хранение.

Отдельный локальный акт особенно полезен, если организация ведет значительную часть процессов в цифровом виде, использует СЭД, хранит договоры и кадровые материалы в информационных системах или планирует перевод архивных процессов в электронный формат.

Федеральный закон № 125-ФЗ обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Правила Росархива, утвержденные приказом № 77 от 31 июля 2023 года, также предусматривают регулирование деятельности архива локальными нормативными актами. О нормах, регулирующих порядок работы с архивными документами, еще поговорим чуть ниже.

Наличие положения помогает установить единый порядок организации хранения, исключить ситуации, когда документы находятся только в личных папках сотрудников, и определить ответственных за передачу файлов в архив. Для небольшой компании функции архива организации могут быть возложены на конкретного работника, если отдельное подразделение создавать нецелесообразно. Работу архива организации и зоны ответственности при этом также закрепляют локальными документами.

При подготовке положения следует учитывать Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Росархива № 77. Эти Правила распространяются в том числе на электронные архивные документы и устанавливают требования к их приему, регистрации, сохранности и использованию.

Сроки хранения типовых управленческих документов определяют по Перечню, утвержденному приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Они не зависят от вида носителя: одинаковые правила применяются к бумажным и электронным экземплярам соответствующего вида документов.

В локальном акте также учитывают требования законодательства об электронной подписи, персональных данных и защите информации, если соответствующие категории данных обрабатываются в архиве. Формулировки документа должны соответствовать действующим нормативным актам и внутренним регламентам компании.

Формируя правила организации хранения документов, важно сопоставить локальные процедуры с номенклатурой дел и фактическим маршрутом файлов между системами. Это позволит заранее определить, какие версии считаются архивными, где находятся оригиналы, как подтверждается юридическая значимость и кто отвечает за сохранность метаданных.

Универсальной формы документа закон не предусматривает, поэтому образец составляют с учетом масштаба и процессов компании. При этом содержание должно охватывать весь жизненный цикл электронных документов: от передачи из делопроизводства до уничтожения или дальнейшего хранения.

Практичный образец может включать следующие разделы:

• общие положения, цели и область действия;
• термины и используемые сокращения;
• состав электронных документов и источники их поступления;
• правила организации хранения документов;
• порядок приема и регистрации;
• требования к форматам, метаданным и заверенным электронной подписью материалам;
• классификацию и формирование электронных дел;
• правила доступа и использования;
• меры защиты, резервного копирования и восстановления;
• сроки хранения и порядок экспертизы ценности;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• права и обязанности ответственных лиц;
• контроль исполнения положения.

Отдельно можно описать взаимодействие СЭД и системы хранения электронных документов, а также требования к метаданным документов архива. Для архива электронных документов важно зафиксировать, какие сведения сопровождают файл на всем сроке хранения. Номенклатура дел используется как основа систематизации, а для единиц хранения фиксируются регистрационные и архивные сведения.

Организацию хранения следует начать с определения момента, когда документ считается завершенным в делопроизводстве и подлежит передаче в архив. Порядок хранения документов должен быть связан с правилами их создания и регистрации: иначе в архив могут поступать дубли, черновики или файлы без необходимых реквизитов. Для отдельных категорий информации можно закрепить дополнительные правила хранения документов. Важно, чтобы для каждой категории архивируемого документа был установлен источник поступления, ответственный сотрудника, срок передачи и перечень обязательных метаданных.

Правила Росархива предусматривают передачу электронных архивных документов вместе с файлами основной части, приложениями, файлами электронной подписи при их наличии и описанием с регистрационно-учетными сведениями. Для основной части архивного электронного документа предусмотрен формат PDF/A.

Учет должен позволять определить состав фонда, количество единиц хранения, дату поступления, срок хранения и сведения о передающем и принимающем сотруднике. Система хранения электронных документов должна обеспечивать прием файлов, хранение вместе с метаданными, учет, резервное копирование, восстановление и проверку технического состояния.

При использовании физических носителей информации нужно определить правила их размещения и контроля. Для хранения документов на таких носителях следует предусмотреть идентификацию экземпляров, проверку читаемости и условия замены носителя при его физическом износе. Это может быть, например, оптический диск или другой носитель информации, характеристики которого позволяют обеспечить долговременную сохранность. При этом физические носители электронных документов хранят отдельно от документов на иных видах носителей.

В положении необходимо определить, кто имеет право просматривать, изменять, выгружать и уничтожать архивные материалы. Регламент хранения документов также должен описывать выдачу копий, фиксацию обращений к материалам и ограничения на действия пользователей. Доступ желательно предоставлять по ролям с учетом должностных обязанностей и режима конфиденциальности.

Для организации хранения важно разграничить ответственность между архивной службой, ИТ-подразделением, службой информационной безопасности и владельцами документов. Ответственным сотрудникам можно поручить прием и регистрацию материалов, контроль комплектности, ведение описей и подготовку документов к уничтожению.

Система должна обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, утраты и повреждения данных. Для этого применяют аутентификацию пользователей, резервное копирование и журналирование действий. Отдельные меры должны быть связаны с целостностью данных и контролем их неизменности.

Особое внимание уделяют сохранению юридической значимости документов. Она связана с происхождением документа, его аутентичностью и возможностью подтвердить эти признаки. Требования к использованию электронной подписи при архивном хранении также могут быть включены в положения о доступе и сохранности.

Сроки хранения документов определяют по нормативным перечням и номенклатуре дел. Для типовых управленческих материалов применяется Перечень Росархива № 236. Согласно инструкции к нему, срок временного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документа в делопроизводстве, и не зависит от вида носителя.

После истечения сроков хранения проводится экспертиза ценности. Ее задача — определить, какие материалы подлежат дальнейшему хранению, а какие можно выделить к уничтожению. Нельзя удалять файлы только потому, что закончился формальный период хранения: процедура должна учитывать номенклатуру дел, решения экспертной комиссии и требования нормативных актов.

Электронные архивные документы, срок временного хранения которых истек, выделяют к уничтожению в установленном порядке. Уничтожение выполняют физически или программно-техническими средствами и фиксируют в акте. В системе хранения должны оставаться предусмотренные Правилами учетные сведения об уничтоженных электронных делах.

Проект положения обычно готовят с участием службы делопроизводства или архива, юриста, ИТ и информационной безопасности. Документ согласуют с подразделениями, на которые возлагаются обязанности по передаче, защите и хранению документов.

Правила Росархива указывают, что положение об архиве структурного подразделения утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. После согласования утверждается финальная редакция, а сотрудники, чьи обязанности затрагивает документ, знакомятся с ней в принятом в компании порядке.

Ввод локального акта можно оформить приказом руководителя. В приказе указывают дату начала действия положения, назначают ответственного за архив и при необходимости устанавливают срок для приведения внутренних процессов и программного обеспечения в соответствие с новыми правилами.

Если меняется организация хранения, стоит одновременно обновить должностные инструкции, номенклатуру дел, регламенты электронного документооборота и права доступа в информационных системах. Сам образец приказа может содержать четыре основных пункта: утвердить положение, ввести его в действие с определенной даты, назначить ответственных и возложить контроль исполнения на конкретное должностное лицо.

После утверждения положения его следует пересматривать при изменении законодательства, информационных систем или состава документов организации. Такой подход позволяет поддерживать электронный архив в рабочем состоянии и сохранять единый порядок хранения документов на протяжении всего установленного срока.

Таким образом, положение об электронном архиве организации служит реперной точкой для формирования и поддержания работы электронного архива документов в компании, детально регламентируя движение документов в архив и фиксируя ответственных лиц. В совокупности, эти меры помогают систематизировать обращение с вышедшими из делового обращения документами и при этом защитить организацию от потенциальных рисков.