Уничтожение архива бухгалтерских документов: порядок утилизации, сроки и оформление актов

Рано или поздно полки в архиве переполняются, коробки с первичными документами стоят в коридоре, и вопрос об утилизации звучит всё настойчивее. Ответ на него определяют сроки хранения и правила архивного дела, а не свободное место.

Разберемся, как проверить сроки, провести экспертизу ценности, собрать комиссию, оформить акт и не получить штраф за поспешное уничтожение документов.

Право уничтожить документы появляется по календарю. Пока срок хранения не истек, любое уничтожение — от выброса в мусор до вывоза в макулатуру — будет нарушением. Поэтому разговор об утилизации всегда начинается со сроков.

Базовую планку задает статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения хранятся не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики хранят не менее пяти лет после года, в котором их использовали последний раз.

Налоговый кодекс добавляет свою планку. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет — это подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Для документов по страховым взносам срок больше — шесть лет. Отдельное правило действует для убытков: бумаги, подтверждающие перенесенный убыток, хранят весь период, пока он уменьшает налоговую базу, и еще пять лет после списания.

Конкретные сроки по видам документов собраны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень действует с 18 февраля 2020 года. Именно по нему определяют, когда конкретную папку можно уничтожить; общая формула о пяти годах этого не заменяет.

Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за отчетным. Документ, использованный в 2026 году при пятилетнем сроке, хранится до конца 2031 года, а уничтожить его можно не раньше 2032-го. Ориентироваться только на минимум, установленный законом, недостаточно: для части документов сроки выше.

Источников, по которым сверяют срок, три, и совпадают они не всегда. Единого документа, где собраны все сроки хранения, не существует.

• Закон № 402-ФЗ задает общий минимум для бухгалтерских документов: пять лет после отчетного года.
• НК РФ — пять лет для налоговых документов, шесть лет для документов по страховым взносам и особый срок для подтверждения убытков.
• Перечень № 236 — конкретные сроки по видам документов, включая отметки «постоянно» и «ЭПК».

Если сроки расходятся, ориентируются на больший. Это позволяет подстраховаться от ситуации, когда документ относится и к бухгалтерскому, и к налоговому учету одновременно: подержать его дольше безопаснее, чем потом объясняться с инспекцией.
Срок «постоянно» означает, что документ хранится в организации бессрочно, причем для компаний, которые не передают дела в государственный или муниципальный архив, он не может быть меньше десяти лет.

Уничтожению подлежат документы с истекшим сроком хранения. Но этого условия мало. Сначала необходимо убедиться, что документ не относится к категории, требующей постоянного хранения, и не нужен для текущих споров и проверок. Только после этого его включают в перечень на уничтожение.

Чаще всего до уничтожения доходят пять групп документов.

• Первичные документы — накладные, акты, счета-фактуры, кассовые документы. Базовый срок — пять лет после отчетного года.
• Регистры бухгалтерского учета — журналы, ведомости, оборотно-сальдовые ведомости. Хранятся по тем же правилам.
• Отчетность — квартальная хранится ограниченное время, а годовая попадает в постоянное хранение и не уничтожается.
• Договоры и документы к ним — срок зависит от вида сделки, по части договоров он доходит до пяти лет после истечения.
• Кадрово-бухгалтерские документы — расчетные и платежные ведомости, лицевые счета, документы по личному составу. Здесь сроки самые длинные, вплоть до 50 и 75 лет.

Точные сроки хранения по каждой позиции сверяют с Перечнем № 236. Единых пяти лет для всего архива не существует, поэтому отбор дел ведут по описям, а не по корешкам папок.

Есть и категории документов, которые не попадают в утилизацию независимо от возраста. Очень важно заранее узнать об этих категориях, чтобы потом не получить проблемы на ровном месте.

• Постоянного хранения — годовая бухгалтерская отчетность, передаточные акты, ликвидационные балансы, книги учета доходов и расходов и другие документы с отметкой «постоянно».
• Спорные — бумаги по сделкам, которые могут стать предметом налогового или судебного спора. Пока спор возможен, документ не уничтожают.
• За периоды проверок — если идет камеральная или выездная проверка, документы за проверяемый период не трогают до ее завершения.
• Подтверждающие убыток — их хранят весь период переноса убытка и еще пять лет после списания.
• Содержащие персональные данные — к ним дополнительно применяют требования статьи 21 закона № 152-ФЗ.

Отдельный вопрос с кадровыми документами. Лицевые счета и документы по личному составу живут десятилетиями, и к бухгалтерскому уничтожению они отношения почти не имеют. Если папка одновременно содержит учетные и кадровые сведения, сроки хранения определяют по более длинному. Поэтому сомнительную папку безопаснее оставить на полке, чем утилизировать.

Когда сроки проверены, а запретные категории отсеяны, начинается процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Она устроена одинаково и для уничтожения своими силами, и для работы через подрядчика — меняется только исполнитель последнего шага.

Действовать нужно так.

• Сверка сроков. По описям и номенклатуре дел определяют, у каких документов срок истек к 1 января текущего года.
• Экспертиза ценности. Оценивают документы: что передать на архивное хранение, что оставить временно, а что выделить к уничтожению. Это обязательный этап архивного делопроизводства; до его завершения уничтожение документов запрещено.
• Отбор дел. Формируют перечень дел, не подлежащих хранению, и проверяют, не попали ли в него документы постоянного хранения или связанные с проверками.
• Согласование. Перечень рассматривает экспертная комиссия; документы из состава Архивного фонда согласуют с архивным органом.
• Решение комиссии. Вывод фиксируют протоколом, а отбор — актом.
• Уничтожение. Документы уничтожают выбранным способом, а факт подтверждают документами.
• Хранение подтверждений. Акт, описи и бумаги от подрядчика хранят постоянно: они доказывают законность процедуры.

Перед передачей документов на уничтожение стоит пройтись по короткому чек-листу, убедиться, что все выполнено в соответствии с законодательством:

1. срок хранения истек и подтвержден описью;
2. документ не относится к постоянному хранению;
3. нет активных проверок и открытых споров по этому периоду;
4. составлена опись и подготовлен акт;
5. назначены ответственные за передачу и присутствие при уничтожении.

Если хотя бы один пункт не закрыт, процедуру лучше приостановить.

Центральную роль в процедуре играет экспертная комиссия. Она превращает намерение разобрать старые полки в законное решение и распределяет ответственность внутри компании.

Обычно в комиссию входят следующие специалисты:

• Председатель — руководитель организации или его заместитель. Утверждает акт.
• Главный бухгалтер — отвечает за сроки и полноту описей.
• Ответственный за архив — готовит дела, описи и проект акта.
• Представитель кадровой службы — подключается, если затрагиваются документы по личному составу и персональные данные.
• Юрист — оценивает риски споров и проверок.

Комиссия может работать постоянно или собираться по мере накопления дел с истекшими сроками. Ее решения оформляют протоколом, а сам отбор — актом. Жесткого состава комиссии закон не задает, поэтому перечень участников стоит закрепить во внутреннем регламенте.

Акт — главный документ процедуры. Именно он подтверждает проверяющим, что бумаги уничтожены законно и в срок, а не пропали при переезде или смене бухгалтера.

В акте фиксируют:

• дату и место составления, номер акта;
• состав экспертной комиссии с должностями и подписями;
• заголовки дел или групп документов, их количество и крайние даты;
• срок хранения и основание для уничтожения;
• способ уничтожения и итоговый вывод;
• подписи членов комиссии и утверждение руководителем.

К акту также требуется составить приложения:

• описи дел, выделенных к уничтожению;
• приемо-сдаточную накладную, если документы передают на переработку;
• подтверждающие документы от подрядчика;
• при необходимости — фото- или видеофиксацию.

Жесткой формы акта нет, поэтому шаблон разрабатывают внутри организации. Важнее, чтобы из акта было однозначно понятно, что именно уничтожено и на каком основании.

Отдать архив на переработку целиком или прогнать через шредер прямо в офисе — выбор зависит от объема, требований к конфиденциальности и бюджета. Рабочих вариантов три.

Как именно уничтожать документы?

• Своими силами на шредере. Подходит для небольших объемов. Минус в том, что офисный шредер режет бумагу на полосы, а не в мелкую фракцию, и часть информации остается читаемой. Для некоторых категорий документов такой способ не подходит.
• Передача на переработку. Документы сдают как макулатуру, но процесс важно контролировать: без должного измельчения конфиденциальную информацию можно восстановить.
• Через подрядчика. Специализированная компания забирает архив, измельчает его на промышленном оборудовании и передает на переработку. Заказчик получает акт и полный пакет подтверждений.

Стоимость зависит от объема архива, выбранного способа, необходимости вывоза и срочности. При выборе подрядчика смотрят на три вещи: договор с условиями о конфиденциальности, возможность присутствовать при уничтожении и полный пакет подтверждающих документов. Обычно это акт об уничтожении, накладная, а также справка о передаче бумаги на переработку.

Первичные документы, регистры и отчетность все чаще существуют в электронном виде, и для них действуют отдельные правила. Удалить файл или отформатировать диск недостаточно. Данные нужно стереть так, чтобы восстановить их было невозможно, и подтвердить это документально.

Сроки хранения электронных документов те же, что и у бумажных. Подлинники хранят столько же, сколько аналогичные документы на бумаге, причем обязательно в том виде, в котором они были составлены. ФСБУ 27/2021 не допускает переводить бумажный документ в электронный формат для последующего хранения. Средства, с помощью которых можно воспроизвести электронный документ и проверить электронную подпись, хранят не менее пяти лет после года, в котором их использовали последний раз (ч. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Когда срок истек, уничтожение проводят по Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Способов три:

1. физически уничтожить носитель;
2. перезаписать информацию;
3. удалить файл программными или техническими средствами.

Выбор зависит от типа носителя и требований к конфиденциальности, но результат один — восстановить информацию после удаления должно быть невозможно. Факт уничтожения, как и в бумажном архиве, фиксируют в акте об уничтожении документов, не подлежащих хранению. В акте указывают файлы или носители и способ удаления.

Для документов с персональными данными предусмотрена отдельная процедура. Если данные обрабатывались автоматизированно, одного акта недостаточно: дополнительно понадобится выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе. Реквизиты акта заданы приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, а подтверждающие документы хранят три года.

Ошибки здесь чаще всего две. Файл удаляют из папки, но он остается на носителе и в резервных копиях. Либо удаление не фиксируют актом. В первом случае данные можно восстановить, во втором процедуру не удастся доказать проверяющим. Чтобы правила не зависели от памяти одного сотрудника, работу с электронными документами закрепляют во внутреннем регламенте — о нем дальше.

Чтобы процедура не зависела от памяти конкретного сотрудника, ее закрепляют во внутреннем документе. Тогда порядок утилизации бухгалтерских документов сохраняется при смене бухгалтера, переезде или проверке.

В регламент включают:

• номенклатуру дел и сроки хранения по видам документов;
• правила хранения и уничтожения электронных документов;
• ответственных за архив и за подготовку описей;
• проведение экспертизы ценности и состав комиссии;
• форму акта и перечень приложений;
• правила хранения подтверждающих документов;
• периодичность ревизии архива.

Ответственных назначают приказом. Обычно это сотрудник, отвечающий за архив, и главный бухгалтер; руководитель утверждает акты. Такой регламент снижает риск досрочного уничтожения: решение фиксирует комиссия, а память одного сотрудника перестает быть решающим аргументом.

Чаще всего проблемы возникают из-за спешки и незнания закона. Разберем четыре типовые ошибки.

Через сколько лет можно уничтожать бухгалтерские документы?
Базовый минимум — пять лет после отчетного года. Конкретный срок зависит от вида документа и определяется по Перечню, утвержденному приказом Росархива № 236.

Чем отличаются сроки хранения по закону № 402-ФЗ, НК РФ и Перечню № 236?
402-ФЗ задает минимум по бухгалтерскому учету, НК РФ — сроки для налоговых документов, а Перечень № 236 расписывает конкретные их виды. Если сроки расходятся, берут больший.

Нужна ли экспертная комиссия?
Да. Решение об уничтожении принимает экспертная комиссия, а ее вывод оформляют протоколом и актом. Без этого процедура считается неподтвержденной.

Что обязательно указать в акте?
Номер и дату акта, состав комиссии, перечень дел с количеством и крайними датами, срок хранения, основание и способ уничтожения, подписи и утверждение руководителем.

Можно ли просто выбросить документы или прогнать их через шредер?
Только после истечения срока хранения и оформления акта. Офисный шредер измельчает бумагу на полосы, поэтому для больших объемов и чувствительных данных надежнее промышленное уничтожение.

Как уничтожают электронные документы?
По тем же срокам, что и бумажные. Носитель уничтожают физически, перезаписывают информацию или удаляют файл программно-техническими средствами, а факт фиксируют актом. Для персональных данных дополнительно нужна выгрузка из журнала регистрации событий.

Какие документы нельзя уничтожать?
Документы постоянного хранения, спорные, связанные с текущими проверками, подтверждающие убытки, а также документы по личному составу с длительными сроками хранения.

Как подтвердить уничтожение, если работал подрядчик?
Договором, актом об уничтожении, накладной, а также справкой о передаче бумаги на переработку. Полезны фото- или видеофиксация и присутствие представителя компании.

Что будет за досрочное уничтожение документов и отсутствие акта?
Возможны доначисления и штраф по статье 120 НК РФ, а также административная ответственность должностного лица по статье 15.11 КоАП РФ — вплоть до дисквалификации при повторном нарушении.

Как быть с персональными данными в кадровых документах?
Их уничтожают с учетом статьи 21 закона № 152-ФЗ: в установленные сроки и с документальным подтверждением. Смешивать их с обычной бухгалтерской утилизацией не стоит.

В целом, если ориентироваться на законодательство и четко следовать всем пунктам, проблем с уничтожением архивных бухгалтерских или кадровых документов можно легко избежать. Отдельно еще раз обращу внимание на необходимость выполнения всех законных требований при электронном документообороте. Для автоматизации систем документооборота на предприятии мы и разработали наше решение. Обращайтесь!